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Instituição

Mudanças para aperfeiçoar o atendimento

Recentemente a FAPESP adotou o esquema de fluxo contínuo para recebimento de projetos temáticos. Não muito tempo antes, anunciara a abertura de via eletrônica para recebimento dos relatórios de pesquisadores e bolsistas com projetos em andamento. Esses são apenas dois exemplos de uma série de novos procedimentos adotados nos últimos três anos para a melhoria do atendimento ao público alvo da Fundação e o aperfeiçoamento do fluxo dos projetos dentro da instituição.

Tais mudanças na sistemática de atuação da FAPESP, segundo seu diretor presidente, professor Nelson de Jesus Parada, são na verdade respostas a um sério desafio: “manter o padrão tradicional de eficiência dos seroiços prestados pela Fundação, num momento em que cresce extraordinariamente o volume de projetos submetidos à sua avaliação, sem qualquer expansão, em contrapartida, de seu enxuto quadro de funcionários”. Este, aliás, merece do professor Parada uma referência especial, ‘por sua competência e dedicação ao trabalho, inclusive nas muitas vezes em que tem sido necessário ultrapassar em muito o horário do expediente”.

O crescimento do número de projetos acontece, primeiro, porque a Fundação criou em pouco mais de dois anos, cinco novos programas especiais, que abrem espaço para centenas, mesmo milhares, de novas solicitações de recursos, a cada ano.“E em segundo lugar, porque há também um aumento significativo na demanda pelas linhas regulares de bolsas e auxílios à pesquisa. Não seria então o caso de ampliar de forma correspondente, a estrutura responsável pelo atendimento dos pesquisadores e pelo fluxo dos projetos dentro da FAPESP?

O diretor presidente responde a essa indagação, passando por uma questão essencial para a Fundação: “Essa instituição, vale lembrar; está obrigada, por determinação da Lei Orgânica Estadual n 5.918, que a criou, a manter suas despesas administrativas no limite de até 5% de seu orçamento”. Mais que isso, acrescenta, ‘por um propósito de eficiência que recomenda a aplicação do maior volume possível de recursos de qualquer instituição em suas atividades-fins”, a Fundação está efetivamente empenhada, há vários anos, em não permitir que os gastos administrativos saiam da faixa em torno de 1 % do orçamento – o que tem conseguido.

Assim, é através do aperfeiçoamento de métodos de gestão e de procedimentos operacionais, “e não de uma expansão desordenada no quadro” de recursos humanos, que terminaria por ampliar o peso das despesas administrativas e desviar para atividades-meios recursos que devem ser canalizados para a pesquisa “, que a FAPESP têm que continuar mantendo sua eficiência, segundo o professor Parada. Os diferentes procedimentos que vêm sendo adotados refletem, segundo o diretor presidente da Fundação, exatamente essa busca Cresce o volume de Projetos e é preciso manter o padrão de eficiência da Fundação.

A instituição de uma Reserva Técnica para os Departamentos onde se desenvolvem projetos de pesquisa financiados pela Fundação, no final de 1994, pode ser tomada como a primeira medida nesse processo recente de aperfeiçoamento da sistemática de atuação da FAPESP. A reserva corresponde a 10% do valor de cada Auxílio a Pesquisa concedido, e destina-se prioritariamente a cobrir custos indiretos e de infra-estrntura envolvidos na realização dos projetos (mas pode também ser utilizada para custear despesas ligadas às diversas atividades de pesquisa do Departamento, financiadas por outras agências ou sem financiamento externo).

“Sem dúvida estamos diante de um instrumento que confere agilidade e poder de decisão ao Departamento e ao pesquisador quanto a determinadas despesas indispensáveis para o prosseguimento do trabalho de pesquisa, evitando desnecessárias solicitações de aditivos à concessão inicial, portanto, sobrecarga de trabalho para a FAPESP. Além disso, ele dá grande flexibilidade ao Departamento para apoiar pesquisas que julgue importantes, mesmo não financiadas pela Fundação”, resume o professor Parada.

Na mesma linha situa-se a Reserva Técnica para Bolsas de Mestrado e Doutorado no País, instituída em novembro de 1995, que prevê uma dotação suplementar equivalente a 30% do total anual de cada bolsa. Na medida em que os recursos dessa reserva podem cobrir custos relativos a atividades complementares para a formação do estudante, que estão bem definidas, tal instrumento desobriga a Fundação de receber solicitações extras de apoio para a participação de bolsistas de pós-graduação em eventos científicos de qualquer natureza (cursos, reuniões de trabalho, simpósios, etc), em pesquisas ou, ainda, para a impressão de dissertação ou tese.

Mais recentemente, a Fundação decidiu que a responsabilidade sobre a Reserva Técnica para essas bolsas pode ser assumida também pelo Orientador do projeto de pesquisa envolvido na utilização de tais recursos e não só pelos presidentes e coordenadores de cursos de Pós-Graduação. As alterações no âmbito dos Projetos Temáticos constituem outro exemplo da busca de maior eficiência pela FAPESP. Assim, sem prejuízo dos objetivos e dos padrões de excelência exigidos para tais projetos e mantendo para suas equipes executoras o benefício adicional da agilidade no processamento de solicitações complementares (relativas à vinda de professores visitantes, participação em reuniões Científicas, bolsas etc), em 1995 fomm introduzidas as seguintes mudanças em suas normas: primeiro, passou-se a dispensar a presença de dois pesquisadores líderes, admitindo-se que a equipe seja coordenada por um único pesquisador; desde que altamente qualificado.

Em segundo lugar; abriu-se a possibilidade dos projetos serem submetidos à apreciação da Fundação com a finalidade única de qualificar a equipe para os benefícios adicionais, sem a solicitação de recursos para a realização do projeto propriamente dito. Por fim, decidiu-se duplicar o número de rodadas para apresentação dos projetos, com prazos de encaminhamento até as datas limites de 28 de fevereiro, 31 de maio, 31 de agosto e 30 de novembro.

Essa última regra, contudo, já este ano foi ainda mais flexibilizada, com a adoção do sistema de fluxo contínuo para apresentação dos temáticos. E continuando o esforço de aperfeiçoamento, recentemente a Fundação decidiu recomendar aos responsáveis por projetos temáticos que pretendem entrar com solicitação para financiamento de um novo projeto articulado ao primeiro, quando o finalizarem, que o façam cerca de seis meses antes da conclusão, para evitar solução de continuidade nas pesquisas.

“Com as várias mudanças conseguimos ir ao encontro de uma potencial demanda qualificada detectada pela Fundação, que não podia ser absorvida dadas as regras até então vigentes. Em especial, víabilizamos a apresentação de Projetos Temáticos por pequenas, mas competentes equipes de pesquisa”, observa o professor Parada.

O sistema de fluxo contínuo tinha sido adotado, em agosto do ano passado, para as solicitações de bolsas de Mestrado, até então com datas limites de apresentação em 30 de abril e 30 de agosto. O objetivo foi criar maiores facilidades para os candidatos às bolsas e, além disso, dar maior dinamismo ao processo de julgamento dos pedidos. Em paralelo, alterou-se também o prazo pam análise e concessão das solicitações de bolsas, de 90 para 75 dias. Uma outra inovação já introduzida nos procedimentos da FAPESP, o recebimento de relatórios por via eletrônica, é o primeiro passo para uma reformulacão de grande impacto no fluxo de documentos entre bolsistas e pesquisadores, a Fundação e seus assessores. Quando numa segunda etapa também os projetos, e não só relatórios, puderem circular pela via eletrônica, “certamente todo o sistema acusará uma notável redução nos prazos de avaliação e julgamento dos projetos, sem prejuízo de sua qualidade “, o que é questão de princípio para a FAPESP, segundo seu diretor presidente.

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