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GESTÃO DOCUMENTAL

A ressurreição dos arquivos

Acesso à própria história é direito dos cidadãos

Pouca gente sabe qual o destino da imensa documentação produzida e protocolada anualmente pela administração pública – até mesmo funcionários e dirigentes desconhecem as normas para o arquivamento e eliminação de papéis, certidões, documentos e qualquer outro tipo de registro oficial. Em São Paulo, quem comanda todo o processo é o Arquivo do Estado. A legislação em vigor foi definida a partir do Decreto 22.789, de 10 de outubro de 1984. “Foi um grande passo para a democracia, exatamente no ano da abertura política, que garantiu a todos os cidadãos o acesso aos documentos públicos e a seus conteúdos”, explica Ana Maria de Almeida Camargo, professora do Departamento de História da Faculdade de Filosofia, Letras e Ciências Humanas da USP.

Mas as leis não vêm sendo cumpridas de forma adequada. Por isso, Ana Maria coordena um projeto de gestão documental, com apoio da FAPESP e em parceria com o Arquivo do Estado, que pretende desenvolver padrões homogêneos para o registro de atos administrativos. O Arquivo do Estado – que existe desde os tempos da Colônia – deve poder saber onde e como está arquivado cada documento produzido pelos órgãos públicos, “de forma a garantir o acesso de todos a esse material, que é um importante instrumento para a elaboração de políticas públicas”, enfatiza Ana Maria.

No entanto, “essa função ficou obscurecida durante muito tempo, pois as secretarias estaduais deixaram de encaminhar seus documentos ao arquivo há muitos anos”, afirma Ieda Pimenta Bernardes, coordenadora do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo. “Inúmeros documentos, que são patrimônio público, foram até mesmo destruídos sem o conhecimento da instituição, e isso não pode acontecer em nenhuma circunstância.”

Um dos objetivos do projeto é definir o tempo de preservação de cada tipo de documento, seja no Arquivo do Estado ou nos arquivos que cada órgão público pode manter (desde que abertos ao público). “A vocação principal do Arquivo do Estado é a de ser um órgão normalizador e fiscalizador, e não um mero depósito de papéis. Por isso, a descentralização dos arquivos é uma de nossas metas”, diz Ieda. Outro ponto é a padronização da nomenclatura dos documentos; sem ela não será possível transpor os registros para os meios eletrônicos – o que só acontecerá, de qualquer forma, quando se puder garantir a autenticidade dos documentos eletrônicos e quando os arquivos brasileiros ganharem equipamento moderno, que substitua seus, em geral, obsoletos computadores.

O projeto, que começou a ser executado em novembro de 1999, deve ser concluído em dezembro de 2002. Quando estiver completo, o governo comprometeu-se a elaborar lei que estabeleça as novas regras do Programa de Gestão Documental de São Paulo, a ser adotado por todos os municípios paulistas. “Em plena Era da Informação, esse projeto está provocando uma verdadeira revolução silenciosa, sendo um passo essencial para a modernização do Estado”, diz a pesquisadora Ana Maria. Até lá, porém, grandes obstáculos serão enfrentados. “Será preciso mudar a cultura dos órgãos públicos, segundo a qual os arquivos servem apenas como depósito de papéis”, reconhece. “Não adianta investir milhões na informatização sem ter conteúdo disponível para alimentar a rede.”

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