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Registros civiles en el mundo digital

Proyecto del PIPE origina software para registro y organización de papeles

Un programa inédito para ser utilizado en cualquier computadora augura un futuro mejor para los sectores que trabajan con archivos de documentos como registros civiles, escribanías, órganos públicos y concejos municipales, por ejemplo. El aplicativo automatizará buena parte del hasta entonces dispendioso y complicado proceso de archivado, organización y actualización de certificados, procesos, actas y otros tipos de papeles documentales que cuentan la historia y registran la vida de los ciudadanos, de las empresas y del poder público. A partir de un escáner, el nuevo programa va a registrar los papeles, principalmente aquellos antiguos redactados en máquinas de escribir, y los colocará en la pantalla de una computadora con base Windows, de Microsoft.

El nuevo software, perteneciente a la familia de los reconocedores automáticos de caracteres, conocidos con la sigla OCR, del inglés Optical Character Recognition, está siendo preparado por la empresa paulistana Carta Consultoría a través de un proyecto del Programa Innovación Tecnológica en Pequeñas Empresas (PIPE) de la FAPESP. En una primera instancia, la versión que llegaría antes de fin de año al mercado desempeñará funciones en registros civiles y escribanías (cartórios, instituciones que en Brasil combinan actividades propias de ambas, p.e.: casamientos y legalización de copias y certificados). Esos establecimientos son importantes emisores y depositarios de certificados y escrituras, y reciben diariamente múltiples solicitudes de información. Tan solo en la ciudad de São Paulo, los cartórios realizan en promedio 7 mil búsquedas de documentos todos los días. Al final del mes, son 140 mil consultas. Una situación que todavía no cuenta con herramientas eficaces para la búsqueda de archivos en sistemas de computación.

Reemplazar documentos
Para tener una idea de lo que representa el avance del nuevo programa, mucho más especializado que sus similares, el contenido de varias salas con papeles podría apilarse en un puñado de diskets. Es un parámetro aún difícil de atender, porque el programa de OCR de Carta Consultoría no pretende de ninguna manera sustituir todos esos documentos. Legalmente, eso no es posible aún. Es incumbencia del mismo ordenar y facilitarle el acceso a todos esos papeles a quienes trabajan en la repartición, para poder prestar un mejor servicio al público. De esa manera, los documentos de papel que circulan en esos locales podrán ser rápidamente transformados en documentos digitales.

El desarrollo del producto contó con la coordinación de Felício Sakamoto, gerente de proyectos de Carta. La empresa es una consultora de sistemas computacionales, principalmente en las áreas de documentación, geoprocesamiento y mapeamiento. Durante la fase de elaboración del software, Carta contó con la importante colaboración, bajo la forma de consultoría, del Instituto de Matemática y Estadística de la Universidad de São Paulo (IME-USP), por medio del departamento de Ciencia de la Computación. “Munido de las informaciones pasadas por el personal del IME, que incluían un prototipo e indicaban la posibilidad técnica real para el producto, iniciamos los estudios de mercado, definiendo también la viabilidad financiera para el lanzamiento de un novo software“, cuenta Sakamoto.

Primer objetivo
La prospección de mercado permitió detectar que los documentos almacenados en cartórios debían ser el primer espacio en contar con una versión del producto. Aunque en los últimos tiempos esos establecimientos ya poseen las ventajas de los archivos digitales, la mayor parte de los documentos permanece almacenada en libros típicos. Y cada vez que se exige una alteración en su contenido, por ejemplo, debe rehacerse todo el documento. “Es un trabajo de redigitación muy grande”, justifica Sakamoto. Pero ¿por que dedicarse a un producto específico, se ya existían poderosos programas OCR comerciales? “Consultamos a algunos responsables de cartórios sobre los productos disponibles en el mercado y éstos afirmaron que el desempeño de dichos productos no es bueno, por eso han desistido de usarlos.”

Tipos de papeles
La innovación del sistema OCR de Carta es la especialización, porque los OCRs comunes no permiten realizar una preselección de la estructura de los documentos. “Elegimos algunas categorías de papeles y, de esa manera, ganamos en desempeño”, explica Routo Terada, profesor de Ciencia de la Computación de la USP y uno de los principales consultores involucrados en el proyecto. El nuevo programa, por lo tanto, comenzó a ser desarrollado teniendo como base los problemas existentes en el mercado al cual se quería llegar. “Aprovechamos la experiencia del IME y desarrollamos una herramienta mucho más versátil”, explica Junior Barrera, profesor del IME-USP. La etapa siguiente exigiría un largo y paciente proceso de programación y de tests que al final insumió casi el 80% del período dedicado al proyecto, iniciado en 1997.

Conceptos digitales
Desde el punto de vista técnico, existen diversas maneras para que un programa de computadora haga la transformación de las imágenes captadas por el escáner en caracteres de texto. En la práctica, basta saber que los conceptos matemáticos y de geometría, seguidos de reglas de estadística, son utilizados en este caso específico para mapear y trabajar sobre cada pequeño tramo de los documentos predigitalizados. A los efectos de la funcionalidad de la computadora, cualquier imagen no pasa de un acumulado secuencial de números.

Impresión antigua
Pero tratándose de documentos antiguos la cosa cambia. Con todos sus borrones, sellos, manchas y la típica imprecisión gráfica de las antiguas máquinas de escribir, ni siquiera los programas OCR comerciales más afamados logran una eficacia satisfactoria. “Hicimos algunas pruebas con documentos recientes ya digitalizados y el mejor de los software existentesalcanzó el 90%, y el nuestro, el 98%. En un segundo documento, más antiguo y generado con máquina de escribir, el índice del programa comercial era muy bajo, cerca del 60%, mientras el nuestro llegó al 90%”, comenta Sakamoto satisfecho.

En la recta final de la preparación del programa, Carta realiza los últimos retoques técnicos y se aboca al trabajo de marketing y formatación del producto destinado a los cartórios. Los técnicos consideran difícil calcular en números las posibles ventas y la facturación prevista. Pero se puede estimar fácilmente su potencial de utilidad. En un universo de 5 mil municipios en todo el país, es lógico imaginar que exista por lo menos un cartório en cada una de esas localidades. Un mercado falto de innovaciones eficaces para archivar y organizar documentos.

El proyecto
Aplicación de Aprendizajepor Computadoray Morfología Matemáticaen OCR de Documentos (nº 97/07325-8); Modalidad Programa de Innovación Tecnológica en Pequeñas Empresas (PIPE); Coordinador Felício Sakamoto – Carta; Inversión R$ 75.000,00

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