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Especial

Un cambio de concepto con bases tecnológicas

El programa modernizó las principales bibliotecas del estado de São Paulo

El Programa de Infraestructura de la FAPESP ha hecho mucho más que facilitar la renovación de las principales bibliotecas del estado de São Paulo. Ha llegado en el momento preciso en el que se está produciendo una verdadera revolución en el concepto de funcionamiento de una biblioteca pública. “Está produciéndose un cambio fundamental en la filosofía que define qué es una biblioteca”, dice Rosaly Favero Krzyzanowski, quien como coordinadora de las bibliotecas de la Universidad de São Paulo (USP), acompañó buena parte de estas mudanzas y, actualmente jubilada, trabaja como coordinadora operativa del Programa Biblioteca Electrónica (ProBE) de la FAPESP. Sin el apoyo y las inversiones de la Fundación, las bibliotecas públicas del estado difícilmente podría acompañar esas modificaciones.

Esa revolución, en gran medida, se apoya en la tecnología. Por ejemplo, los archivos deslizantes permiten que una mayor cantidad de documentos sean guardados en un espacio mucho menor. Hubo avances considerables en las técnicas y procesos de restauración y conservación de libros y otros documentos antiguos. Las redes de computadoras, muchas veces operadas a través de fibras ópticas, abrieron nuevas perspectivas para las consultas.

Actualmente, los usuarios pueden entrar en la red de una biblioteca desde su propio laboratorio o incluso desde su casa, y obtener la información que necesitan desde el lugar en el que se encuentren. En el caso de publicaciones y documentos antiguos, esto disminuye su manipulación y, consecuentemente, ayuda a conservar la obra.

Pero existen otras ventajas. Con la formación de la red y la unificación de los recursos, las universidades pueden ahora centralizar la adquisición de libros y revistas. Es decir, en vez de comprar un ejemplar para cada una de sus bibliotecas, puede obtener un ejemplar, colocar la publicación en la red y de ese modo tornarla accesible a todos. La administración, incluyendo en ella a los sectores de préstamos y circulación, también se ve así facilitada.

“Eliminamos muchas etapas de trabajo innecesarias”, cuenta la coordinadora del sistema de bibliotecas de la Universidad Estadual de Campinas (Unicamp), Maria Alice Rebello Nascimento. Con el sistema unificado, Rebello registra la compra de un libro, efectúa la catalogación con los datos ya digitalizados cuando el mismo llega y, después, controla los préstamos en las 19 bibliotecas del sistema.

Extensión
Esto es sumamente útil para sistemas que funcionan en más de una ciudad. La Unicamp, por ejemplo, además de sus 17 bibliotecas de Campinas, tiene otras dos unidades en Limeira y Piracicaba. Pero en extensión, nada se compara con el sistema de la Universidad Estadual Paulista (Unesp), que cubreal estado de una punta a la otra.

La Unesp tiene bibliotecas nada menos que en 16 ciudades: Araçatuba, Araraquara, Assis, Baurú, Botucatú, Franca, Guaratinguetá, Ilha Solteira, Jaboticabal, Marília, Presidente Prudente, Rio Claro, São José dos Campos, São José do Rio Preto, São Paulo y São Vicente. El patrimonio de éstas asciende a más de 800 mil ítems. Sin embargo, el hecho de estar lejos no significa estar distante del conocimiento. Todas esas bibliotecas tienen acceso a bases de datos electrónicas, como la Athena, la ERL, el ProBE y la Web of Science.

Surge así un problema agradable, pero problema al fin. Existe un exceso de datos circulando en la red, y los usuarios no siempre tienen tiempo para cazar aquello que necesitan tras largas búsquedas en Internet. Por eso uno de los nuevos roles de los bibliotecarios consiste en ahorrar etapas e indicar caminos para acceder a las vetas de datos más ricas. “El perfil del bibliotecario cambió”, afirma Rosaly. “Su principal función es ahora trabajar junto al investigador en la búsqueda de la información”, dice.

Es decir, el bibliotecario es ahora un profesional que está dispuesto – y tiene aptitud – a participar activamente en la investigación, indicándole al interesado los lugares en donde su búsqueda será más fructífera. A tal fin, realiza cursos constantes de actualización, algo que las reformas llevadas a cabo con las inversiones de la FAPESP no dejaron de lado. Un punto positivo es que la inmensa mayoría de los empleados de las bibliotecas renovadas, incluso los más antiguos, aceptaron y adhirieron con entusiasmo a la nueva situación. Fueron pocos los casos de no adaptación.

Un manual estándar
“Las propias salas en las que se brindan los cursos existen como tal gracias a las inversiones de la Fapesp”, recuerda Rosaly. No se trata de enormes instalaciones. Identificado el problema, se forma a los llamados agentes multiplicadores, que realizan un curso y reciben un manual estándar listo, que sirve de base para la fase siguiente. “Esa es la capacitación de las bibliotecarias de referencia, las bibliotecarias de frente, que trabajan con los usuarios”, dice la profesora. Ellas organizan programas de capacitación dentro de sus unidades. Existen casos en los que se dictan cursos también para los usuarios. Esos cursos, casi siempre, sirven para mostrar la mejor manera de usar las bases de datos.

En la necesidad de formación no se omite al personal auxiliar. La instalación de los portones de control electrónico de salida de material, por ejemplo, hizo surgir la necesidad de que el personal de los mostradores aprendiera a trabajar con las etiquetas de códigos de barras. Incluso la técnica de reubicación de los libros en los estantes es objeto de cursos para los empleados.

Éstos necesitan aprender a sujetar los libros por el medio del lomo y no por la parte superior, para conservar mejor la encuadernación; también, deben aprender a dejar espacios entre los libros, para mejorar la aireación e impedir que las tapas se peguen; y a manejar el pincel especial con el cual se limpian los documentos para evitar que el polvo quede aprisionado en libros y revistas.

Esos sencillos cuidados conviven con equipos de alta tecnología. La ola de renovación y los recursos puestos a disposición por el Programa de Infraestructura llevaron a las principales bibliotecas de São Paulo máquinas que parecen surgidas de proyectos espaciales. En una de ellas, el libro es colocado en una mesa especial, en un armario transparente, y es limpiado con una especie de aspiradora, manejada por guantes que entran en él.

Es importante también enseñarles a los empleados tareas que antes eran efectuadas fuera del recinto. Varios de ellos, por ejemplo, realizan pequeños trabajos de restauración en libros y otros documentos, lo que representa una economiza de tiempo y dinero para la biblioteca.

Informática
“Un buen bibliotecario tiene que ser también un investigador”, declara la coordinadora Maria Alice Rebello, de la Unicamp. La adaptación a los cambios en la rutina de trabajo exigió y continúa exigiendo un gran desempeño por parte de los profesionales. En la Unicamp, todos los empleados de las bibliotecas participan, con frecuencia, de cursos y talleres.

La universidad estructuró también programas de entrenamiento para los usuarios y, con ese objetivo, creó un laboratorio de informática especial. Y no fue solo eso. “El trabajo desarrollado hoy por los bibliotecarios requiere de una interacción más activa”, declara Rebello. “Antes, éstos simplemente preparaban el material, lo colocaban en el estante y esperaban que el público apareciera. Hoy, ellos tienen que tomar decisiones, muchas de ellas sobre asuntos complejos.”

Rebello cita un ejemplo. Muchas veces, cabe al bibliotecario la palabra decisiva sobre la adquisición de un paquete de publicaciones. No es una elección fácil. El bibliotecario debe tener en cuenta, por ejemplo, si dicho material es importante para las líneas de investigación desarrolladas por la universidad, y pensar en su costo/beneficio, no solo en el valor de la adquisición. “Para realizar un buen trabajo, el bibliotecario precisa actualmente saber cómo están la ciencia y la tecnología en el país”, dice Rebello. “Debe dominar la política, para estar en consonancia con ese contexto”, agrega.

Actualización
Nada ha modificada más a las bibliotecas que la automación, dice Rebello. Pero el cambio exigió mucho más que el dominio de las herramientas de la informática. “Además de conocer y saber usar las herramientas disponibles, el bibliotecario se vio obligado a ampliar su visión”, afirma la coordinadora. El bibliotecario no lida ahora solamente con su acervo, físicamente disponible en la biblioteca, sino con un universo mucho más amplio, aquél que se encuentra esparcido por la red. El papel del mismo incluye el saber indicar lo mejor para el usuario dentro de ese universo.

Eso no es posible sin una constante actualización, sin saber qué hay de nuevo en la red, cosa que, a su vez, exige mucha investigación. Los cambios también produjeron nuevas necesidades, entre ellas la de mejorar la recalificación de los profesionales que ya actúan en el área y la formación de nuevos empleados. “El mercado carece actualmente de profesionales mejor calificados, especialmente dentro de las universidades, que son el núcleo del desarrollo científico del país”, dice Maria Alice.

Eso no se aplica apenas a cuestiones de corto plazo. “Estamos operando con un universo nuevo y existen dificultades de varios órdenes”, prosigue. “Éstas van desde las nuevas técnicas operativas en el área de informática hasta una mayor comprensión de la política tecnológica del país y de cómo se inserta la biblioteca en este contexto.”

La informatización también ha ampliado los contactos para el intercambio de documentoscon bibliotecas del exterior. Maria Cristina Olaio Villela, directora técnica de la biblioteca de la Escuela Politécnica de la USP, comenta que su organismo participa, por medio de un convenio con la Universidad de Nuevo México, en Estados Unidos, en un consorcio llamado Istec (Ibero-American Science e Technology Education Consortium). Otro convenio la vincula a British Library, considerada un modelo de eficiencia, ya que atiende cualquier pedido en menos de 24 horas.

Métodos diferentes
Graduada en la década de 1960, Maria Cristina Olaio Villela confirma que hubo una revolución en su área. “Casi todo lo que aprendí durante mi formación está perimido”, dice. “Los procesos de catalogación y clasificación de obras siguen siendo los mismos, pero la forma de poner a disposición de los usuarios ese patrimonio es completamente diferente”, agrega. La asistente técnica de la Coordinación General de Bibliotecas de la Universidad Estadual Paulista (Unesp), Margarida Ferreira, se recibió en 1983 y aprendió por iniciativa propia todo lo que sabe sobre informática.

Aun así, para ayudar a los empleados a trabajar con los nuevos programas, tradujo al portugués el manual de formato de registro electrónico de la Biblioteca del Congreso, el Marc 21. Ese formato, usado en las principales bibliotecas del mundo, estandarizó el lenguaje de los catálogos electrónicos. La traducción fue publicada por la propia Unesp y está siendo adoptada en otros lugares.

“El universo de la biblioteca creció y eso exige un cambio de postura”, afirma Ferreira. Su trabajo la lleva a entablar contacto con empleados de todas las bibliotecas de la Unesp del estado. “El ritmo acelerado del desarrollo de la informática hace que todos los días aparezca una novedad, algo para ser superado”, cuenta. “Algunos no han logrado todavía comprender que esa agitación forma parte de la nueva dinámica de la profesión. A veces me preguntan: ¿cuándo volverá todo a lo normal? Pero la profesión cambió, y eso no tiene vuelta.”

Número limitado
Lo importante es que esas mudanzas están al alcance de todos, por lo menos en el estado de São Paulo. Una queja frecuente, de investigadores de fuera del estado, es la de que muchas veces se instalan en sus bibliotecas equipamientos monousuarios, que funcionan con CD-ROMs, o pequeñas redes en las cuales los CD-ROMs son instalados o grabados en una computadora principal, y sus datos se encuentran disponibles solo en un número limitado de computadoras.

Eso, más allá de obligar al investigador a ir a la biblioteca para consultar las informaciones, crea otro problema: el usuario tiene que agendar previamente su visita, para tener la seguridad de que podrá acceder a los datos en el momento en que llegar al local. Con las reformas hechas en São Paulo, el material está disponible incluso para los alumnos de grado. “El alumno, dentro de la universidad, tiene acceso a todo lo que está disponible”, dice la profesora Rosaly Favero Krzyzanowsky. Hay una firme intención de acostumbrar al estudiante desde el comienzo a hacer investigaciones en Internet, incluso para sus trabajos de la carrera.

“Nuestra intención es que el alumno se convierta en un investigador”, dice. Favero afirma que, al principio, existía la preocupación de que los alumnos de grado hicieran mal uso del acceso a Internet e, incluso, se tomaron medidas para controlar sus paseos por la red. Actualmente, esa preocupaciónha desaparecido prácticamente. “La conscientización de los alumnos de grado es muy buena”, afirma la profesora. “Sentimos que su trabajo es cada vez más consciente”. Respecto al posgrado, nunca hubo grandes problemas.

“El posgrado es uno de los grandes drenajes de todos los productos de la nueva biblioteca”, dice. “El aluno necesita producir sus monografías y, como futuro investigador, procura trabajar de manera eficiente en sus búsquedas e investigaciones”, agrega. Con relación a los investigadores, existen algunos que aún prefieren ir a la biblioteca para trabajar. Pero la mayoría adhirió al acceso online en su día a día y busca informaciones a través de las computadoras instaladas en sus propios laboratorios.

Entre los proyectos para el futuro se encuentra la digitalización de las tesis directamente en la red. El estudiante de maestría o doctorado iría preparando su material en la red y, en el momento en que su tesis fuera aprobada por la banca examinadora, el texto estaría inmediatamente disponible en Internet. Las indicaciones generales para la realización del trabajo estarían disponibles online e informaciones más detalladas, si fueran necesarias, podrían obtenerse en la biblioteca. Habría un cuidado especial para optimizar la participación de los orientadores o directores de tesis.

Estandarización
La preocupación con las tesis es justificable. Se encuentran entre los documentos más importantes de las bibliotecas universitarias, y su digitalización está entre las prioridades de los nuevos programas, ahora que las necesidades más urgentes fueron atendidas. Ese trabajo representa también una nueva filosofía. “Esa noción abarca una estandarización que implica en una nueva actitud de las bibliotecas”, explica Rosaly.

Antes, una revista era apenas un documento más, que podía ser consultado. Hoy ella se ha transformado en el origen de textos completos, que sirven como fuentes de información y son colocados de manera independiente en la red. Para llegar a ello, fue necesario un cambio total en los métodos de trabajo y en la mentalidad de las personas. “Se pasó de un mundo más cerrado, dentro de la unidad, a una visualización de un contexto mayor, de nivel internacional”, dice Favero.

Lo del nivel internacional no es una exageración. Las reformas de las bibliotecas, archivos y museos de São Paulo están inspirando no solo a otras instituciones brasileñas, sino también a organismos de Argentina, Uruguay y Venezuela. Y han sido aprobadas incluso en las altas esferas mundiales. El sistema de catalogación adoptado por la USP, por ejemplo, no solo es reconocido en Brasil. Es oficialmente aceptado por la propia Biblioteca del Congreso de Washington, una de las más importantes instituciones del área en el mundo.

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