Imprimir Republicar

Racionalización

Con los días contados

El nuevo Sistema Informatizado de Gestión (SAGe) de la Fundación abolirá el uso de expedientes de papel

La FAPESP ha implantado la primera fase del Sistema de Apoyo a la Gestión (SAGe), que instaura un nuevo patrón de calidad de atención a los investigadores y en la administración de procesos asociados a proyectos de investigación. A partir del 3 de enero de este año, se registraron en el sistema 11.437 investigadores, y entre los días 1º y 25 de febrero, se elevaron a la Fundación por vía electrónica 272 propuestas con éxito.

Con todo, en razón de algunos problemas de estabilidad registrados en el sistema informatizado, el presidente de la Fundación, Carlos Vogt, decidió a finales de febrero enviar a los investigadores paulistas un comunicado explicando que, provisoriamente, convivirán ambos sistemas de elevación de propuestas de becas y auxilios, el electrónico y el tradicional. “Para que no haya problemas con el cronograma y la planificación de la presentación de dichas propuestas, la FAPESP comunica que a partir del 1º de marzo pondrá también en funcionamiento su sistema tradicional con la utilización de formularios en papel”, informó el comunicado. Ambas formas, añade, “convivirán hasta que el problema de estabilidad se resuelva definitivamente.”

Esto significa que todo investigador que tenga dificultades para enviar su propuesta por vía electrónica, puede por ahora valerse de los formularios que están nuevamente disponibles en el sitio www.fapesp.br, y enviar su proyecto mediante el método tradicional.

Cuando el sistema se estabilice, todos los investigadores podrán dejar de tener que ir personalmente hasta la sede de la Fundación con sus carpetas de documentos para solicitar nuevas subvenciones. Por medio del sitio www.fapesp.br/sage, éstos podrán solicitar financiamiento, actualizar informaciones personales y datos curriculares, adjuntar documentos, hacer el seguimiento del trámite e incluso interiorizarse acerca de la evaluación de los asesores.

La expectativa es que, al final del primero semestre, el SAGe esté funcionando en plena carga, dando cobertura total a todos los procedimientos que abarquen la relación entre los investigadores y la Fundación. “El SAGe representa un paso importante en pro de la modernización de la FAPESP, y constituye un salto de calidad en la administración de los proyectos de investigación científica y tecnológica”, dice Carlos Vogt, presidente de la FAPESP. “Es un hito fundamental en la dinámica del programa Cambio, Calidad e Institucionalización, que rige los nuevos estándares de gestión de la FAPESP.”

La informatización de la gestión tiene por objeto racionalizar los procedimientos de la Fundación, con reducción de costo, y la estandarización de términos y conceptos implicados. Permitirá a la FAPESP mantener la calidad de la atención a la creciente demanda: entre 1994 y 2004, las solicitudes de becas treparon de 4.100 a 17 mil. Asimismo, garantizará una mayor visibilidad a todos los procedimientos -preservando, por supuesto, el secreto de los expedientes y proyectos-, reiterando así la responsabilidad pública de la institución.

Ambiente amigable – El SAGe se compone de cinco módulos principales: presentación de propuestas, análisis y dictamen de propuestas, gestión de contratos, seguimiento físico y evaluación y gestión de programas. En un ambiente de internet amigable y de navegación sencilla, los investigadores tienen acceso a los formularios con todas las líneas de fomento que brinda la Fundación, que incluyen espacios para la anexión de la documentación requerida en cada una de las modalidades de apoyo. En caso de dudas, es posible recurrir a un sistema de ayuda eficiente y de fácil comprensión.

Tampoco hay mayores dificultades para completar los formularios. Una vez seleccionada la modalidad de apoyo, por ejemplo, el propio sitio presenta a los interesados la lista de formularios que deben completarse. Y el investigador es inmediatamente advertido si, llegado el caso, faltase información o documentos.

El sitio permite la actualización de datos y del currículo del investigador. Un convenio entre la FAPESP y el Consejo Nacional de Desarrollo Científico y Tecnológico (CNPq) permitió cargar el SAGe con datos provenientes del sistema de Currículos Lattes.

Los asesores responsables del seguimiento de los diversos proyectos también utilizarán el nuevo sistema para enviar dictámenes. Y la FAPESP tendrá así mayo agilidad para hacer el seguimiento de los contratos y administrar los diversos programas.

El SAGe brinda una total seguridad en la transmisión de documentos. El acceso al sitio se lleva a cabo mediante una contraseña, que funciona como una especie de firma del investigador, por lo tanto es intransferible. Los dictámenes de los asesores también están protegidos por un absoluto secreto.

Los proyectos en andadura, enviados antes de la implantación del SAGe, no pasarán al nuevo sistema. La presentación de informes, prestación de cuentas, etc. seguirán obedeciendo las reglas del sistema antiguo. En 2009, cuando concluyan tales procesos, todos los procedimientos de financiamiento y gestión de contratos, seguimiento y análisis de programas y proyectos estarán totalmente integrados al nuevo sistema.

“La informatización plena de los procedimientos de la FAPESP, que comprende desde las actividades fin, pasa por el fomento y llega a la organización administrativa que les suministra apoyo, es el resultado de un esfuerzo conjunto de todo el personal, los gestores, los gerentes, los directores y el personal técnico del Centro de Procesamiento de Datos y del Centro de Estudios y Sistemas Avanzados de Recife (Cesar), contratado especialmente para idear y desarrollar este sistema en vías de implantación”, dice Vogt.

Republicar