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Fomento

Protegiendo la ciencia de la burocracia

Un número creciente de universidades e instituciones crea oficinas de ayuda al investigador

Fabio OtuboDurante 2012 cobró impulso una iniciativa de la FAPESP que estimula a las universidades e instituciones de investigación a reducir el tiempo empleado por los investigadores en la administración burocrática de proyectos, liberándolos para realizar su trabajo primordial, que es el de producir conocimiento. Se trata de un programa que capacita a empleados de universidades del estado de São Paulo responsables de llevar la contabilidad y otras necesidades administrativas en los proyectos de investigación, dispensando a los investigadores por esa tarea. En el transcurso del año pasado, 38 grupos con seis empleados cada uno asistieron a cursos de cuatro días en la sede de la FAPESP, en la capital paulista, para conocer en profundidad las modalidades de financiación ofrecidas por la Fundación y las exigencias que conlleva la rendición de cuentas.

“Es una experiencia gratificante, ya que durante la capacitación, los técnicos van comprendiendo el sentido de las exigencias en cuanto a la rendición de cuentas y perciben cómo pueden ayudar a los investigadores”, dice Marcia Regina Napoli, responsable de la Gerencia de Ayuda, Información y Comunicación (GAIC) del Directorio Administrativo de la FAPESP, que coordina el programa desde 2010. “Los ejemplos que avanzaron más son aquéllos en los que los directores de unidades se comprometieron con la idea de mantener un cuerpo de técnicos realmente dedicado a ayudar a los investigadores”, sostiene. De los alrededor de 60 grupos que recibieron capacitación en la FAPESP, desde octubre de 2010, al menos un 80% estableció alguna modalidad del servicio de ayuda al investigador en la institución en que se desempeñan. Esta constatación fue realizada por el propio equipo de la GAIC, que está visitando todas las unidades con empleados capacitados en la FAPESP. “Cada institución organiza la ayuda de acuerdo con sus necesidades. Pero los beneficios han sido evidentes”, dice Ricardo Vieira Simplício, de la GAIC.

La Santa Casa de Misericordia de São Paulo es un ejemplo del buen servicio logrado mediante la capacitación brindada por la FAPESP. Desde que se creó la Secretaría de Ayuda a la Investigación (SAP), actualmente con cinco empleados, la institución logró elevar la cantidad de proyectos remitidos a la FAPESP y que fueron aprobados. “Contamos con un rico historial en enseñanza y asistencia a la población, con más de 8 mil pacientes atendidos diariamente. Queremos que nuestros clínicos también desarrollen el historial en cuanto a la investigación”, afirma la profesora Lia Mara Rossi, coordinadora de la SAP. “Iniciamos nuestro trabajo visitando todos los departamentos para mostrar la existencia del servicio y ofrecerlo. Siempre les dijimos a los investigadores que se quedaran tranquilos, porque la parte aburrida, corre por nuestra cuenta”, dice Rossi. La oficina interviene en diversos aspectos. Brinda orientación al respecto de los documentos y trámites necesarios para los investigadores interesados en presentar proyectos, avisa sobre el lanzamiento de pliegos y llamados a presentación de propuestas, conecta a los estudiantes interesados en becas de iniciación científica y de maestrías con los líderes de grupos de investigación. Basándose en la experiencia de los proyectos aceptados, los empleados de la oficina sugieren tomar recaudos preventivos. “Si vamos a solicitar una beca para un alumno que necesita mejorar su desempeño, sugiero al investigador tomar consciencia de las limitaciones de sus antecedentes escolares, pero destacando por qué se confía en su potencial. De esa manera se evita que el proyecto regrese con algún cuestionamiento al respecto. Si el investigador no ha publicado durante un tiempo, también se debe informar y dar explicaciones sobre eso”, sostiene Mara Rossi. El servicio crea, también, un perfil de los investigadores en el ResearcherID y en el Google Citations, que brindan datos sobre la producción científica individual, una exigencia requerida por las agencias de fomento. “Consideramos que hicimos un buen trabajo cuando el proyecto es aceptado por el sistema de la FAPESP y comienza a evaluarse su mérito”, dice Rossi. Alrededor de la mitad de los proyectos son aprobados, pero la oficina, invariablemente solicita la reconsideración de los proyectos denegados y logra que muchos de ellos sean revaluados. Desde 2008, el servicio ha contribuido en la administración de 226 proyectos de investigación, asesorando directamente a 160 de ellos. Entre esos, un 89% son de la FAPESP, un 7% del Consejo Nacional de Desarrollo Científico y Tecnológico (CNPq) y un 4% de la Financiadora de Estudios y Proyectos (Finep). Los presupuestos, la emisión de cheques y el archivo de facturas de cada proyecto son realizados por el equipo, que almacena toda la información digitalmente. Así, al momento de rendir cuentas, todo se encuentra organizado. Se le avisa al investigador con anticipación al respecto de aquellas tareas que no puede delegar, tales como la redacción de informes científicos. También existe un servicio que brinda traducción al inglés de artículos científicos y la remisión de esos manuscritos a los periódicos. “No hay nada más natural que ver que un conocimiento generado se transforme en un artículo científico”, añade la profesora Rossi.

Alivio y entusiasmo
Existe una experiencia que se repite para la mayoría de las oficinas de ayuda al investigador: al principio, algunos investigadores dudan al respecto, principalmente los más antiguos. Pero poco después, cuando notan los buenos resultados en proyectos de sus colegas, se suman con alivio y entusiasmo. “Algunos sólo permiten que nos ocupemos de ciertas tareas. Sabemos que ganamos su confianza cuando nos dejan su chequera”, dice Marli Mendonça da Silva, supervisora de la Oficina Regional de Ayuda a la Investigación y a la Internacionalización (Erapi) del Instituto de Química de Araraquara de la Universidad Estadual Paulista (Unesp). La Erapi fue uno de los primeros en recibir capacitación en la FAPESP y ahora funciona en un salón de 50 metros cuadrados, con cuatro empleados. Actualmente administra un centenar de proyectos.

Como Mendonça tenía experiencia en ese tema –comenzó a ocuparse de rendir las cuentas de investigadores del instituto desde mediados de los años 1980–, fue invitada para difundir la idea en otras facultades de la institución y participar en una propuesta de capacitación creada por la Unesp en 2010. Mendonça ingresó en la Unesp en 1986 como empleada del sector de comunicaciones y dos años después comenzó a ocuparse de la rendición de cuentas de docentes con varios proyectos de investigación, como eran los casos de José Arana Varela, actual director presidente del Consejo Técnico Administrativo de la FAPESP, y Vanderlan Bolzani, miembro de la coordinación del programa Biota-FAPESP. “Trabajé prácticamente sola durante mucho tiempo y resultaba difícil cuando me tomaba vacaciones, aunque estoy muy satisfecha de ver cómo ese trabajo comenzó a valorarse en los últimos tiempos”, afirma.

Las grandes universidades de investigación disponen de servicios bien diagramados –los denominados Grant Management Offices– para ayudar a los investigadores en la administración de sus proyectos, una misión que es vista como un eje fundamental para garantizar el flujo de financiación externa para la investigación. En la Universidad Harvard, por ejemplo, la administración de los proyectos está coordinada por la Oficina para Programas Patrocinados (OSP, según su sigla en inglés; página web osp.fad.harvard.edu). Mediante 60 técnicos que trabajan conectados con las distintas unidades de la universidad, la OSP interviene en todas las etapas del ciclo de vida de un proyecto, desde la búsqueda de financiación hasta su preparación, desde su administración burocrática hasta la rendición de cuentas. Desde 2007, mantiene un programa de capacitación para técnicos de toda la universidad, con cursos presenciales y otros online. Se encuentra en desarrollo una guía de buenas prácticas para ayudar a todo el plantel de la universidad a administrar los recursos para la investigación. La idea, según deslizó Ashley Rodger, coordinadora de operaciones y capacitación de la OSP, consiste en agilizar los procesos y aportar respuestas a cuestiones universales, permitiendo que todos los empleados puedan colaborar en la solución de problemas frecuentes.

En Brasil, la complejidad de la administración de proyectos de investigación, que frecuentemente involucran a equipos de diversas instituciones y disciplinas, y que trabajan con cifras abultadas, hizo posible que varias universidades decidieran ampliar sus servicios. La Unicamp fue pionera al crear en 2003 la UAP, que es la sigla por Unidad de Ayuda al Investigador. Actualmente hay cinco empleados trabajando localmente y otros dos en unidades con alta demanda por ese servicio y que, al haber captado recursos por proyectos temáticos de la FAPESP, obtienen el derecho a contar con un empleado para la administración de esos proyectos. La Universidad de São Paulo (USP) disponía de servicios en varias unidades, pero en los últimos dos años, la Prorrectoría de Investigación decidió difundir las experiencias por toda la institución y solicitó capacitación especializada a la FAPESP. En la misma forma, la Unesp, a partir de 2009, decidió crear oficinas de ese tipo en todas sus unidades. Para la FAPESP, la existencia de ayuda institucional para el investigador se va tornando un criterio importante en la evaluación de proyectos de investigación. La existencia de tal tipo de servicio fue una de las condiciones que la Fundación exigió a las instituciones sede de los nuevos Centros de Investigación, Innovación y Difusión (Cepid), que podrán recibir hasta 4 millones de reales anuales de la FAPESP. Se implementó un canal directo por e-mail con la Fundación para todos los equipos capacitados. “Es una forma de estimularlos a mantener un diálogo permanente con la FAPESP para resolver rápidamente sus dudas o solicitar nuevas orientaciones”, dice Marcia Regina Napoli, de la GAIC.

La facultad de Medicina de Ribeirão Preto (FMRP) de la USP creó en 2010 una estructura para ayudar a los investigadores, el Centro de Administración de Proyectos (CGP), y envió empleados a capacitarse ya en el primer grupo del programa de la FAPESP. Luego de la capacitación, el equipo visitó todos los 14 departamentos de la FMRP para divulgar el servicio. “En el estudio de factibilidad, se percibió la gran representatividad de los recursos aportados por las agencias de fomento frente al presupuesto de cada unidad”, dice Benedito Maciel, director de la FMRP. En cuanto a los servicios prestados, se incluye la realización de compras, la verificación de documentación y la rendición de cuentas. Se les avisa a los investigadores cuando surgen convocatorias a presentación de propuestas que puedan interesarles. En 2012, la FMRP remitió 22 proyectos al pliego del Programa de Investigación para el Sistema Único de Salud (PPSUS). En la convocatoria de 2010, se presentaron tan sólo seis proyectos.

La renuencia inicial de algunos investigadores comenzó a vencerse gracias a la adopción del Sistema de Información General Extrapresupuestario, el Sigeo, que permite al investigador controlar por internet la administración de los recursos de su proyecto. El Sigeo controla el saldo de los recursos, archiva cheques y facturas, avisa a los investigadores sobre vencimientos y la necesidad de presentar informes e incluso informa cuánto se economizó, toda vez que, luego de solicitar cotizaciones a los proveedores, el centro todavía intenta negociar descuentos. De los 100 docentes de la FMRP, solamente 43 son atendidos por el centro. “Priorizamos los proyectos nuevos, porque cuando intentamos colaborar en la administración de los proyectos antiguos descubrimos que deberíamos emplear demasiado tiempo en corregir problemas”, dice el profesor Maciel. La intención, ahora, es duplicar de dos a cuatro el número de empleados, ya que la demanda aumentará. Esos empleados trabajan articulados con otros servicios que brinda la facultad. Una investigación entre los docente reveló que un 79% contaba con proyectos financiados por agencias, pero sólo un 28% obtuvo la ayuda del CGP. Según la misma investigación, un 92% manifestó tener interés en utilizar los servicios del CGP. La FAPESP es responsable del 78% de los recursos recaudados en proyectos administrados por el centro.

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