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FOMENTO

Soporte sofisticado

Las oficinas creadas para librar a los científicos de la burocracia brindan nuevos servicios

Maurício Pierro Comienza a rendir sus frutos una iniciativa de la FAPESP que apunta a reducir el tiempo que gastan los investigadores en la administración burocrática de sus proyectos, para permitir que se concentren en su actividad principal que es la producción de conocimiento. A finales de 2010, la Fundación creó un programa que ofrece capacitación al personal de universidades e instituciones de investigación que se encarga a disminuir la carga de trabajo que se les impone a los científicos en la gestión y la administración de sus proyectos. Dicha capacitación tiene una duración de cuatro días, en grupos compuestos a lo sumo por seis participantes. Desde la implementación del programa, más de 110 equipos han recibido esa capacitación en la sede de la Fundación, y al menos 24 organizaron Oficinas de Apoyo Institucional para Científicos, que se encuentran en plena actividad.

La novedad es que esas oficinas, aparte de ayudar en la compra de insumos y en la rendición de cuentas, están empezando a ofrecer nuevos servicios. Algunas se dedican a prospectar oportunidades de financiación en pliegos y llamados a la presentación de propuestas, ayudando a los científicos también a obtener recursos. Otras brindan soporte no sólo para los proyectos, sino también a los becarios. “Esas oficinas se están propagando y algunas están brindando actualmente un apoyo bastante sofisticado”, dice Marcia Regina Napoli, responsable de la Gerencia de Apoyo, Información y Comunicación (Gaic) de la Dirección Administrativa de la FAPESP, quien coordina el programa desde 2010.

Un ejemplo es la Oficina Institucional de Apoyo al Investigador del Instituto Israelita de Enseñanza e Investigación Albert Einstein, que mantiene a dos empleados trabajando tanto en el soporte a quienes pretenden elevar un proyecto de investigación ante las instituciones de fomento científico como en la fase posterior a la obtención de los recursos, ayudándolos en la compra de insumos, la rendición de cuentas e incluso en la publicación de los resultados en revistas científicas. El instituto, vinculado al Hospital Israelita Albert Einstein, dispone de laboratorios organizados en core facilities, un bioterio acreditado por la Association for Assessment and Acreditation of Laboratory Animal Care Internacional (AAALAC) y un centro de investigación clínica en donde realizan estudios científicos 23 investigadores contratados, 42 docentes del programa de posgrado académico y más de 200 médicos de su cuerpo clínico implicados en la investigación científica. Desde su creación a mediados de 2012, la oficina ha ayudado a presentar 67 proyectos de investigación. El índice de aprobación de los proyectos presentados asciende al 61% del total, y la captación de recursos provenientes de las agencias de fomento trepó un 323% entre 2012 y 2013.

En la denominada fase pre-award, el trabajo tiene varios frentes. Diariamente, el equipo rastrea llamados a la presentación de proyectos y pliegos emitidos en Brasil (mediante la visitas a sitios web de agencias) y en el exterior (a través de un servicio pagado) e informa a los investigadores de la institución que puedan tener algún interés vía correo electrónico. “Ese mapeo de oportunidades es lo primero que hacemos diariamente”, dice Aline Pacífico Rodrigues, coordinadora de proyectos de investigación de la oficina. Cuando surge un interesado, ella y su  equipo conciertan una reunión para orientarlo. “A veces tenemos que alinear con el investigador sus expectativas sobre la financiación. Algunos por ejemplo, pretenden que las agencias financien servicios o exámenes. Les explicamos que es más fácil obtener recursos para pagar insumos, comprar equipos y contratar servicios puntuales de terceros”, dice. “Pero siempre apuntamos a ofrecerle alguna salida y nunca cerramos puertas”.

PrintMaurício Pierro La oficina no lo ayuda al investigador a escribir su proyecto, pues considera que tal tarea no puede delegarse. “El mérito científico del proyecto es del investigador. Nuestro papel consiste en eximirlo del trabajo burocrático, que no es la finalidad de su actividad”, afirma Pacífico Rodrigues. De todos modos, se le ofrece un servicio de consejería. Una profesora jubilada de la Universidad de São Paulo (USP) se convirtió en consultora de la oficina y realiza una evaluación preliminar del proyecto de investigación. “Ella analiza el proyecto y sugiere cambios que lo vuelven más competitivo, con una mirada similar a la que tendrá el evaluador del proyecto”, explica Pacífico Rodrigues. De este modo se evita que el investigador menos experimentado cometa errores previsibles. Si el proyecto es rechazado, la oficina evalúa si es posible solicitar una reconsideración. “Analizamos el dictamen del revisor y en ocasiones queda claro que pequeñas alteraciones en el proyecto pueden habilitarlo para que lo acepten”. Pacífico Rodrigues menciona el caso de un investigador que no escondió su decepción cuando su primer proyecto fue rechazado. “Envió un e-mail pidiendo disculpas por haber ocupado nuestro tiempo. Le demostré que eso no era el fin y que podíamos pedir una reconsideración. Y al segundo intento el proyecto fue aprobado”, afirma. Con todo, en algunas situaciones, el “no” es en efecto el final del camino. “Si el problema es curricular, por ejemplo, o si el evaluador considera que el proponente no tiene experiencia como para ejecutar aquel proyecto, no queda mucho por hacerse”, dice. Pacífico Rodrigues y su equipo también actúan en llamado post-award, que es la administración de los proyectos aprobados. Compran los insumos necesarios para el proyecto, organizan la rendición de cuentas y orientan a los investigadores a no cometer errores. Al final, también los estimulan a publicar los resultados. El instituto contrata los servicios de una empresa de comunicación científica que organiza workshops con autores de artículos, ayudándolos a escribir los manuscritos.

El equipo de la Gaic, de la FAPESP, que ofrece capacitación de personal y realiza visitas periódicas a las oficinas en etapa de implementación, observó que el tipo de servicio que brindan es desigual, y hay casos de instituciones que no lograron hacer que la idea saliera del papel. “Notamos que las oficinas mejor estructuradas son las vinculadas a unidades cuyos directores apuestan al éxito de la iniciativa y se involucran directamente en ella”, dice Marcia Regina Napoli, de la Gaic.

El Centro de Apoyo de Proyectos (CAP), vinculado a la Facultad de Ciencias Farmacéuticas de la localidad de Ribeirão Preto, perteneciente a la USP, se creó en mayo de este año y se dedica a la administración de 12 proyectos de investigación, contemplados con alrededor de 10 millones de reales. La creación de la oficina forma parte de la plataforma de campaña de la directora de la facultad, Maria Vitoria Bentley, quien asumió el cargo en enero. “Reubiqué a dos empleados, uno graduado en contabilidad y otro en ciencias de la información, para estructurar la oficina”, comenta Bentley, quien se inspiró en una experiencia exitosa, la del Centro de Gestión de Proyectos (CGP) de la Facultad de Medicina de Ribeirão Preto de la USP (lea en Pesquisa FAPESP, edición nº 203). Para ayudar en el trabajo, se adquirió un software de gestión financiera, ajustado de acuerdo con las necesidades y perspectivas de actuación del CAP. El equipo opera articulado con el sector de compras y con la tesorería de la facultad, ayudando en los procesos de importación de la USP, la FAPESP e Importa Fácil del CNPq. También ayuda a docentes y secretarias a realizar la rendición de cuentas de proyectos y propuestas de presupuestos de acuerdo con las normas de las agencias y de la universidad, actuando como un sector de información. “Nuestro próximo paso consiste en perfeccionar la estructura y empezar también a prospectar oportunidades”, dice la profesora. Por ahora, la oficina se encarga únicamente de los proyectos cuyos términos de otorgamiento se firmaron luego de su creación, entre los cuales se cuentan dos temáticos, una reserva técnica institucional de la FAPESP y proyectos de cooperación internacional, además de algunos financiados por el CNPq, la Finep y la USP. Esa cifra, espera Maria Vitoria, aumentará. La unidad elevó dos propuestas al programa de los Institutos Nacionales de Ciencia y Tecnología y se encuentra en vías de firmar un acuerdo con el BNDES.

PrintMaurício Pierro Algunos de los mejores ejemplos de oficinas de apoyo para investigadores fueron seleccionados para presentar sus experiencias en un workshop programado para el día 4 de noviembre en la sede de la FAPESP. El caso del Instituto Israelita de Enseñanza e Investigación Albert Einstein es uno de ellos. Otro ejemplo destacado fue el de Embrapa Instrumentación, instalada en São Carlos, cuyo cuerpo de soporte a la investigación pasó a ayudar también a los becarios. Una tercera experiencia destacada es la de la Secretaría de Investigación y Proyectos del Instituto de Estudios del Lenguaje (IEL) de la Universidad de Campinas (Unicamp). Se trata de una de las iniciativas de más larga data en lo que hace al apoyo a los científicos. Existe desde 1993 y atiende a 65 docentes y 17 investigadores colaboradores de los tres departamentos del instituto. “El trabajo no se resume a la rendición de cuentas. La oficina realiza un estudio de costos y presupuestos necesarios para la preparación de los proyectos, ayuda a insertar los datos en los sitios web de las agencias y monitorea la divulgación de pliegos nacionales e internacionales”, dice la profesora Matilde Virginia Ricardi Scaramucci, directora del IEL desde 2011. El equipo cuenta con tres empleados: una secretaria y dos técnicos que se encargan de la atención de los investigadores. “Como el equipo es reducido, no es posible hacer todo lo que nos gustaría. Pero se logra controlar las fechas en las cuales investigadores y los becarios deben tramitar sus renovaciones”, dice. La adhesión de los investigadores del IEL no es uniforme. Algunos delegan todas las tareas burocráticas al equipo, otros tan sólo una parte de las mismas. “Pretendemos expandir la atención. Desearíamos contar con alguien en el personal que hable fluentemente en inglés”, afirma. En 2013, el IEL elevó 128 proyectos ante agencias científicas de fomento. El año pasado, sólo desde la FAPESP, los investigadores del instituto obtuvieron 3,9 millones de reales en recursos. En 2011, el total fue de 2 millones de reales.

Hace alrededor de tres años, la Universidade Estadual Paulista (Unesp) determinó la creación de secciones de apoyo a investigadores en cada uno de sus 22 campus distribuidos por el estado. La Oficina Regional de Apoyo a la Investigación y a la Internacionalización (Erapi) de la Facultad de Arquitectura, Artes y Comunicación (Faac), con sede en la localidad de Bauru, es uno de los más articulados. Lanzado en 2012, registró un crecimiento del 72% en las solicitudes de ayuda a la investigación y un 66% en solicitudes de becas. “Llegamos a responder 200 solicitudes de información por semana”, dice Angélica Parreira Lemos Ruiz, directora técnica académica de la Faac. Ella encabeza el equipo de dos empleados que se encarga de brindar apoyo a aproximadamente 105 docentes, 400 alumnos de posgrado y 1.580 de pregrado. “Todo pasa por nosotros: solicitudes y rendiciones de cuentas de becas, ayudas de investigación, uso de reservas técnicas y búsqueda de presupuestos. Orientamos propuestas, les hacemos firmar a los investigadores y hacemos el seguimiento de los procesos”, dice Parreira Lemos Ruiz. Se creó un banco de datos con información sobre investigadores y proyectos para monitorear el desempeño de la oficina, cuya creación se inspiró en ejemplos como el de la Erapi del Instituto de Química de Araraquara, que existe desde la década 1980. “Creemos que en los próximos cinco años nuestras estadísticas mejorarán bastante, lo que estimulará la investigación y la producción de conocimiento de calidad en nuestra institución”, afirma.

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