Conscientes de los riesgos de contaminaci\u00f3n con el virus Sars-CoV-2, que ha hecho inviable la concreci\u00f3n de reuniones acad\u00e9micas presenciales al menos hasta finales de 2020, los comit\u00e9s organizadores de congresos y conferencias de diferentes \u00e1reas del conocimiento han buscado en el mundo digital una nueva forma de darle continuidad al intercambio de conocimientos entre los miembros de la comunidad cient\u00edfica. \u201cPara evitar la cancelaci\u00f3n de las reuniones, nos vimos en la necesidad de planificar eventos en l\u00ednea mientras dure el per\u00edodo de aislamiento social\u201d, explica Bianca Amaro, coordinadora general de investigaci\u00f3n del Instituto Brasile\u00f1o de Informaci\u00f3n en Ciencia y Tecnolog\u00eda (Ibict) e integrante de la comisi\u00f3n organizadora de la 11\u00aa Conferencia Luso-Brasile\u00f1a de Ciencia Abierta, un evento internacional destinado a debatir el acceso, el intercambio y la difusi\u00f3n del conocimiento cient\u00edfico que se celebra alternativamente en ciudades de Brasil y de Portugal.<\/p>\n
Con alrededor de 200 participantes en su edici\u00f3n de este a\u00f1o, la conferencia estaba inicialmente planeada para realizarse en la ciudad de Braga, en Portugal. En el mes de marzo, con el comienzo de la cuarentena, se la empez\u00f3 a adaptar al formato online<\/em>. \u201cEn lo que tiene que ver con la organizaci\u00f3n, no vemos demasiadas diferencias, porque todos los procesos de presentaci\u00f3n de ponencias, env\u00edo de invitaciones y los contactos con los conferencistas ya se hac\u00edan en forma virtual, comenta Amaro. Entre las ventajas del nuevo formato se cuentan la fuerte reducci\u00f3n de los gastos en pasajes, alojamiento y el alquiler del espacio f\u00edsico para la realizaci\u00f3n del encuentro, que tiene lugar durante la primera semana de octubre. \u201cLa modalidad no presencial permite, sobre todo, una mayor participaci\u00f3n de oradores internacionales\u201d, a\u00f1ade. Los eventos tradicionales, tales como la reuni\u00f3n anual de la Sociedad Brasile\u00f1a para el Progreso de la Ciencia (SBPC) y la de la Asociaci\u00f3n Nacional de Posgrado e Investigaci\u00f3n en Ciencias Sociales (Anpocs), tambi\u00e9n han adherido al formato virtual como una posibilidad para mantener las actividades previstas para este a\u00f1o.<\/p>\n Si bien las conferencias online<\/em> ofrecen ventajas, como, por ejemplo, la disminuci\u00f3n de los costos, tambi\u00e9n plantean el reto de gestionar la presencia de un p\u00fablico que en algunos casos suele ser bastante m\u00e1s amplio. Con una estructura pensada para recibir unos 300 participantes, la edici\u00f3n de este a\u00f1o del Congreso de Anestesiolog\u00eda de la Universidad de S\u00e3o Paulo (USP) \u2013organizado desde 2014 por la c\u00e1tedra de anestesiolog\u00eda de la Facultad de Medicina (FM-USP)\u2013 super\u00f3 todas las expectativas de los organizadores, con m\u00e1s de 7.500 inscritos. \u201cEsto configur\u00f3 un gran reto, porque adem\u00e1s de no tener experiencia previa en eventos de este tipo, el inmenso n\u00famero de interesados implic\u00f3 una gran responsabilidad para el equipo t\u00e9cnico\u201d, explica una de las organizadoras del congreso, Claudia M\u00e1rquez Sim\u00f5es, docente de la FM-USP.<\/p>\n Para hacer factible un evento de este tama\u00f1o, la soluci\u00f3n consisti\u00f3 en contratar a una empresa especializada. \u201cNo pod\u00edamos correr el riesgo de utilizar plataformas gen\u00e9ricas que no ofrecen un servicio r\u00e1pido, como as\u00ed tampoco permanente en caso de que se produzcan problemas t\u00e9cnicos\u201d, dice M\u00e1rquez Sim\u00f5es. M\u00e1s all\u00e1 de encargarse de la cuesti\u00f3n t\u00e9cnica de la transmisi\u00f3n, la empresa tambi\u00e9n se hizo cargo del proceso de registro y ofreci\u00f3 otros recursos importantes, como la traducci\u00f3n simult\u00e1nea especializada en esta \u00e1rea del conocimiento. \u201cEn el \u00e1rea m\u00e9dica hay t\u00e9rminos muy espec\u00edficos que no pueden malinterpretarse, lo que hace imposible el uso de la traducci\u00f3n autom\u00e1tica que ofrecen algunas plataformas\u201d, explica Daniel Bruno Merello, propietario de la firma Medicine Cursos, que se dedica a la producci\u00f3n de eventos y a la educaci\u00f3n a distancia en el \u00e1rea de la salud. Desde el principio de la pandemia, la empresa ha organizado aproximadamente cien eventos online<\/em>, entre reuniones, conferencias y congresos cient\u00edficos.<\/p>\n Tambi\u00e9n dirigida a la comunidad m\u00e9dica, la V Jornada de Inmunolog\u00eda Cl\u00ednica y Alergia de la FM-USP cambi\u00f3 sus fechas dos veces a causa de la pandemia, antes de que sus organizadores optaran por realizarla en forma virtual. Una vez reformulada en la modalidad online<\/em>, el evento reserv\u00f3 especialmente un espacio f\u00edsico con p\u00falpito y pantalla para la transmisi\u00f3n. Desde ese espacio algunos oradores pudieron presentar sus discursos y proyectar im\u00e1genes, diapositivas o presentaciones en Power Point. \u201cAdem\u00e1s, creamos un entorno 3D que simulaba la presencia de estands, permitiendo a los participantes circular por los diversos espacios del evento\u201d, explica F\u00e1bio Fernandes Morato de Castro, miembro de la comisi\u00f3n cient\u00edfica y uno de los responsables a cargo de la organizaci\u00f3n de la jornada, que se celebr\u00f3 en el mes de septiembre. A pesar de las innovaciones, Morato de Castro dice que el evento, con unos 800 participantes, opt\u00f3 por la simplicidad. \u201cHe participado en muchas reuniones virtuales debido a la pandemia y puedo asegurar que cuanto m\u00e1s elaborado es el proceso, mayor es el riesgo de equivocarse\u201d, dice. Adem\u00e1s de la simplicidad, la organizaci\u00f3n tambi\u00e9n es fundamental. \u201cCada actividad debe planificarse minuciosamente. La falta de contenido o los fallos de transmisi\u00f3n se consideran cada vez menos como imprevistos y pueden comprometer la credibilidad del evento\u201d.<\/p>\n Con el aprendizaje adquirido a partir de la realizaci\u00f3n de conferencias online<\/em>, se comienza a establecer un proceso de profesionalizaci\u00f3n de esta modalidad de encuentros, algo que puede servir como referencia para futuros eventos, incluso despu\u00e9s que finalice el per\u00edodo de aislamiento social. \u201cProbablemente tendremos un escenario en el que los eventos ya no ser\u00e1n meramente presenciales sino que se tornar\u00e1n h\u00edbridos, combinando interacciones f\u00edsicas y virtuales. Podemos afirmar que este es un proceso que ya no tiene retorno\u201d, a\u00f1ade Morato de Castro.<\/p>\n La creciente cantidad de reuniones virtuales que se han venido realizando desde el comienzo de la pandemia ha generado una demanda de servicios espec\u00edficos que van m\u00e1s all\u00e1 de la simple transmisi\u00f3n de conversaciones por video. \u201cCon m\u00e1s de 2.300 congresos acad\u00e9micos celebrados desde marzo, ahora sabemos que es necesario construir entornos virtuales que hagan m\u00e1s atractivos a los eventos\u201d, explica Geraldo de Oliveira Santos Neves Neto, uno de los fundadores de Doity, una empresa ubicada en Macei\u00f3, estado de Alagoas, que se especializa en la organizaci\u00f3n de congresos y seminarios en un formato no presencial. La compa\u00f1\u00eda, concebida inicialmente para gestionar el proceso de inscripciones de los encuentros tradicionales, en la actualidad tambi\u00e9n desarrolla sitios web y aplicaciones para eventos, plataformas para la presentaci\u00f3n de documentos cient\u00edficos y emisi\u00f3n de certificados y herramientas de monitoreo y difusi\u00f3n. Adem\u00e1s de la construcci\u00f3n de estas interfaces, comienzan a aparecer estudios especializados en la transmisi\u00f3n de conferencias, lo que sugiere el car\u00e1cter h\u00edbrido que los congresos pueden asumir en los pr\u00f3ximos a\u00f1os.<\/p>\n Sin embargo, los congresos virtuales no permiten una interacci\u00f3n no programada, aquella que suele producirse en forma espont\u00e1nea durante los intervalos de las presentaciones, siendo este uno de los principales puntos negativos del nuevo formato. \u201cMuchos proyectos de asociaci\u00f3n y colaboraci\u00f3n surgen en esos momentos informales que caracterizan al encuentro f\u00edsico\u201d, reconoce Amaro, del Ibict.<\/p>\n La etiqueta online<\/em><\/strong> Con el prop\u00f3sito de evitar interrupciones innecesarias, que pueden exceder el tiempo estipulado para las presentaciones, muchas de las reuniones han establecido como norma la divulgaci\u00f3n de la direcci\u00f3n de correo electr\u00f3nico de los disertantes, para despejar eventuales dudas o realizar comentarios. Las aclaraciones se dejan para despu\u00e9s del evento. Para las interacciones entre la audiencia, se sugiere dejar abierto el chat durante las disertaciones.<\/p>\n El ambiente ideal<\/strong> Para aprovechar mejor la luz natural procedente de una ventana, por ejemplo, lo ideal es posicionarse a 45 grados, al menos a 1 metro de distancia de la pared, de ser posible. \u201cDar la espalda a la ventana es uno de los errores m\u00e1s comunes porque la sombra producida hace imposible identificar qui\u00e9n aparece en el monitor\u201d, advierte. El uso de una cortina que filtre el exceso de luz tambi\u00e9n puede constituir un buen recurso, al igual que es posible recurrir a una pantalla de l\u00e1mpara cuando se busca un efecto m\u00e1s natural. Otra recomendaci\u00f3n consiste en colocar la c\u00e1mara y la pantalla de la computadora a la altura de los ojos, lo que evita la sensaci\u00f3n de estar mirando hacia abajo.<\/p>\n Cuando uno se ubica muy cerca de la c\u00e1mara, las bibliotecas en el fondo pueden erigirse en un factor de distracci\u00f3n. \u201cSiempre habr\u00e1 quienes prestar\u00e1n m\u00e1s atenci\u00f3n a los t\u00edtulos que est\u00e1n en la estanter\u00eda que a lo que se est\u00e1 diciendo\u201d, dice Pepe. Y recomienda este tipo de entorno solamente cuando los libros est\u00e1n ubicados por lo menos a 2 metros de la mesa. \u201cUna buena soluci\u00f3n consiste en utilizar paredes con fondo neutro, que adem\u00e1s de ser discretas, no generan tanto ruido en la imagen que se transmite\u201d, concluye.<\/p>\n \u2022 V\u00edstase con ropas de colores lisos y sin detalles gr\u00e1ficos
\nSi al principio de la pandemia era com\u00fan que una reuni\u00f3n fuera \u201cinvadida\u201d por ni\u00f1os o mascotas, provocando risas entre los participantes, seis meses despu\u00e9s de la adopci\u00f3n de las conferencias virtuales, estas situaciones ya no parecen ser tan divertidas, y a menudo les generan molestias a los participantes. \u201cTambi\u00e9n hemos notado que los eventos en l\u00ednea pueden ser agotadores, m\u00e1s a\u00fan cuando transmiten la sensaci\u00f3n de ser interminables\u201d, dice Marcelo Gameiro Munhoz, del Instituto de F\u00edsica de la USP (IF-USP). Miembro del comit\u00e9 organizador de la 43\u00aa Reuni\u00f3n de Trabajo sobre F\u00edsica Nuclear en Brasil, prevista para el mes de diciembre, el investigador hace hincapi\u00e9 en la necesidad, no solo de establecer, sino tambi\u00e9n de cumplir con los tiempos m\u00e1ximos asignados a cada una de las presentaciones, adem\u00e1s de definir los momentos m\u00e1s propicios para la interacci\u00f3n con el p\u00fablico. \u201cSi los discursos no est\u00e1n bien estructurados y el programa no est\u00e1 organizado correctamente, los participantes pueden perder el inter\u00e9s en lo que se presenta incluso m\u00e1s r\u00e1pido que en un evento presencial\u201d, considera. La presentaci\u00f3n del contenido es otro aspecto que demanda atenci\u00f3n adicional. \u201cMuchos oradores optan por leer presentaciones previamente escritas, algo que puede llegar a ser bastante tedioso en un encuentro virtual\u201d.<\/p>\n
\nLa organizaci\u00f3n del espacio desde el cual se pretende transmitir un evento virtual suele mejorar la experiencia de quienes participan. Un error recurrente es la iluminaci\u00f3n inadecuada del ambiente, que puede dar lugar a una mala imagen para los asistentes. \u201cLa luz natural es uno de los mejores recursos para las reuniones que se realizan durante el d\u00eda\u201d, dice el fot\u00f3grafo y director de arte Paulo Pepe. Cuando no se puede contar con ella, se puede recurrir a los ring lights<\/em>, l\u00e1mparas circulares de diversos tama\u00f1os que evitan la formaci\u00f3n de sombras no deseadas y que pueden adquirirse f\u00e1cilmente en sitios web y en tiendas f\u00edsicas.<\/p>\n
\n\u2022 Cuando hable, trate de mirar hacia la c\u00e1mara en lugar de la pantalla de la computadora
\n\u2022 Para obtener una mejor experiencia participativa, use auriculares con micr\u00f3fono
\n\u2022 Evite interrumpir al orador. Opte por interactuar v\u00eda chat u otros canales de comunicaci\u00f3n
\n\u2022 No salga de su puesto frente a la computadora sin avisar, especialmente en los eventos menores
\n\u2022 Compruebe previamente la calidad de su conexi\u00f3n a internet
\n\u2022 Apague la radio y el televisor y silencie el celular, para que el sonido ambiente no provoque interferencias
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