POLÍTICA C&T

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Suporte sofisticado

Escritórios criados para livrar pesquisadores da burocracia oferecem novos serviços

FABRÍCIO MARQUES | ED. 225 | NOVEMBRO 2014

 

Começa a render frutos uma iniciativa da FAPESP que busca reduzir o tempo gasto pelos pesquisadores na administração burocrática de seus projetos, permitindo que se concentrem em sua atividade principal, que é a produção do conhecimento. No final de 2010, a Fundação criou um programa que oferece treinamento para equipes de funcionários de universidades e instituições de pesquisa dedicados a reduzir a carga de trabalho imposta aos cientistas na gestão e administração de seus projetos. O treinamento tem duração de quatro dias, em turmas de no máximo seis participantes. Desde o advento do programa, mais de 110 equipes já receberam capacitação na sede da Fundação – e pelo menos 24 delas organizaram Escritórios de Apoio Institucional ao Pesquisador, que estão em plena operação.

A novidade é que esses escritórios, além de ajudarem na compra de insumos e na prestação de contas, começam a oferecer novos serviços. Alguns se dedicam a prospectar oportunidades de financiamento em editais e chamadas de propostas, ajudando os pesquisadores também a levantar recursos. Outros dão suporte não só para os projetos, mas também para os bolsistas. “Esses escritórios estão se disseminando e alguns já fornecem um apoio bastante sofisticado”, diz Marcia Regina Napoli, responsável pela Gerência de Apoio, Informação e Comunicação (Gaic) da Diretoria Administrativa da FAPESP, que coordena o programa desde 2010.

Um exemplo é o Escritório de Apoio Institucional ao Pesquisador do Instituto Israelita de Ensino e Pesquisa Albert Einstein, que mantém dois funcionários trabalhando tanto no suporte a quem pretende submeter um projeto de pesquisa a agências quanto na fase posterior à obtenção dos recursos, auxiliando na compra dos insumos, prestação de contas e até mesmo ajudando a publicar os resultados em revistas científicas. Vinculado ao Hospital Israelita Albert Einstein, o instituto dispõe de laboratórios organizados em core facilities, um biotério acreditado pela Association for Assessment and Acreditation of Laboratory Animal Care Internacional (AAALAC) e um centro de pesquisa clínica onde são realizados estudos científicos por 23 pesquisadores contratados, 42 docentes do programa de pós-graduação acadêmica e mais de 200 médicos de seu corpo clínico envolvidos em pesquisa. Desde sua criação, em meados de 2012, o escritório já ajudou a submeter 67 projetos de pesquisa. A taxa de aprovação de projetos submetidos chega a 61% do total – e a captação de recursos oriundos de agências de fomento cresceu 323% entre 2012 e 2013.

Na chamada fase pre-award, o trabalho tem várias frentes. Diariamente, a equipe rastreia chamadas de projetos e editais lançados no Brasil (por meio da visita a sites de agências) e no exterior (através de um serviço pago) e informa por e-mails os pesquisadores da instituição que podem ter algum interesse. “Esse mapeamento de oportunidades é a primeira coisa que fazemos no dia”, diz Aline Pacífico Rodrigues, coordenadora de projetos de pesquisa do escritório. Quando surge um interessado, Aline e sua equipe marcam uma reunião para orientá-lo. “Às vezes, precisamos alinhar com o pesquisador as suas expectativas sobre o financiamento. Alguns querem, por exemplo, que as agências financiem serviços ou exames. Explicamos que é mais fácil obter recursos para pagar insumos, comprar equipamentos e contratar serviços pontuais de terceiros”, diz. “Mas sempre buscamos oferecer alguma saída para ele e nunca fechamos portas.”

O escritório não ajuda o pesquisador a escrever seu projeto, pois considera que tal tarefa não pode ser delegada. “O mérito científico do projeto é do pesquisador. Nosso papel é desonerá-lo do trabalho burocrático, que não é sua atividade-fim”, afirma Aline. Ainda assim, é oferecido um serviço de aconselhamento. Uma professora aposentada da Universidade de São Paulo (USP) tornou-se consultora do escritório e faz uma avaliação preliminar do projeto de pesquisa. “Ela analisa o projeto e sugere mudanças, que o tornam mais competitivo, com um olhar semelhante ao que o avaliador do projeto terá”, explica Aline. Com isso, evita-se que o pesquisador menos experiente cometa erros previsíveis. Se o projeto for rejeitado, o escritório avalia se é possível pedir reconsideração. “Analisamos o parecer do revisor e às vezes fica claro que pequenas alterações no projeto podem habilitá-lo a ser aceito.” Aline cita o caso de um pesquisador que não escondeu a decepção quando seu primeiro projeto foi rejeitado. “Ele mandou um e-mail pedindo desculpas por ter ocupado o nosso tempo. Eu mostrei para ele que não era o fim da linha e que podíamos pedir reconsideração. E na segunda tentativa o projeto foi aprovado”, afirma. Em algumas situações, contudo, o “não” é mesmo o fim do caminho. “Se o problema, por exemplo, for curricular, ou se o avaliador considera que o proponente não tem experiência para executar aquele projeto, não há muito o que fazer”, diz. Aline e sua equipe também atuam no chamado post-award, que é a administração dos projetos aprovados. Compram os insumos necessários ao projeto, organizam a prestação de contas e orientam os pesquisadores a não cometer erros. No final, ainda os estimulam a publicar os resultados. O instituto contrata os serviços de uma empresa de comunicação científica que faz workshops com autores de artigos, ajudando-os a escrever os manuscritos.

A equipe da Gaic, da FAPESP, que oferece treinamento a funcionários e faz visitas periódicas aos escritórios em implantação, observou que o tipo de serviço oferecido por eles é desigual – e há casos de instituições que não conseguiram tirar a ideia do papel. “Notamos que os escritórios mais bem estruturados são aqueles vinculados a unidades cujos diretores apostam no sucesso da iniciativa e se envolvem diretamente nela”, diz Marcia Regina Napoli, da Gaic.

O Centro de Apoio a Projetos (CAP), vinculado à Faculdade de Ciências Farmacêuticas de Ribeirão Preto da USP, foi criado em maio deste ano e já se dedica à administração de 12 projetos de pesquisa, contemplados com cerca de R$ 10 milhões. A criação do escritório fez parte da plataforma de campanha da diretora da faculdade, Maria Vitória Bentley, que assumiu o cargo em janeiro. “Realoquei dois funcionários, um com formação em contabilidade e outro graduado em ciências da informação, para estruturar o escritório”, conta ela, que se inspirou numa experiência bem-sucedida, a do Centro de Gerenciamento de Projetos (CGP) da Faculdade de Medicina de Ribeirão Preto da USP (ver Pesquisa FAPESP nº 203). Para ajudar no trabalho, foi adquirido um software de gerenciamento financeiro, customizado conforme as necessidades e perspectiva de atuação do CAP. A equipe atua articulada com o setor de compras e a tesouraria da faculdade, auxiliando nos processos de importação pela USP, FAPESP e Importa Fácil do CNPq. Também auxilia docentes e secretárias a realizarem a prestação de contas de projetos e propostas de orçamentos segundo normas das agências e da universidade, atuando como um setor de informação. “Nosso próximo passo é aperfeiçoar a estrutura e começar também a prospectar oportunidades”, diz a professora. Por enquanto, o escritório cuida apenas dos projetos cujos termos de outorga foram assinados após sua criação, entre os quais dois temáticos, reserva técnica institucional da FAPESP e projetos de cooperação internacional, além de alguns financiados pelo CNPq, Finep e USP. Esse número, espera Maria Vitória, vai aumentar. A unidade submeteu duas propostas ao programa dos Institutos Nacionais de Ciência e Tecnologia e está em vias de assinar um acordo com o BNDES.

Alguns dos melhores exemplos de escritórios de apoio ao pesquisador foram selecionados para apresentar suas experiências num workshop programado para o dia 4 de novembro na sede da FAPESP. O caso do Instituto Israelita de Ensino e Pesquisa Albert Einstein é um deles. Outro exemplo destacado foi o da Embrapa Instrumentação, instalada em São Carlos, cujo corpo de suporte à pesquisa passou a auxiliar também os bolsistas. Uma terceira experiência de destaque é a da Secretaria de Pesquisa e Projetos do Instituto de Estudos da Linguagem (IEL), da Universidade Estadual de Campinas (Unicamp). Trata-se de uma das mais longevas iniciativas de apoio a pesquisadores. Existe desde 1993 e atende 65 docentes e 17 pesquisadores-colaboradores dos três departamentos do instituto. “O trabalho não se resume à prestação de contas. O escritório faz levantamento de custos e cotações necessários na preparação do projeto, ajuda a inserir dados nos sites das agências e monitora a divulgação de editais nacionais e internacionais”, diz a professora Matilde Virginia Ricardi Scaramucci, diretora do IEL desde 2011. A equipe tem três funcionários: uma secretária e dois técnicos que fazem o atendimento aos pesquisadores. “Como o quadro é enxuto, não é possível fazer tudo o que gostaríamos. Mas eles conseguem controlar as datas em que pesquisadores e bolsistas têm de submeter as suas renovações”, diz. A adesão dos pesquisadores do IEL não é uniforme. Alguns delegam todas as tarefas burocráticas para a equipe, outros apenas parte delas. “Queremos ampliar o atendimento. Gostaríamos de ter um funcionário que falasse bem inglês”, afirma. Em 2013, o IEL submeteu 128 projetos a agências de fomento. No ano passado, só da FAPESP os pesquisadores do instituto obtiveram R$ 3,9 milhões em recursos – em 2011, o total foi de R$ 2 milhões.

Há cerca de três anos, a Universidade Estadual Paulista (Unesp) determinou a criação de seções de apoio a pesquisadores em cada um de seus 22 campi espalhados pelo estado. O Escritório Regional de Apoio à Pesquisa e à Internacionalização (Erapi) da Faculdade de Arquitetura, Artes e Comunicação (Faac), em Bauru, é um dos mais articulados. Lançado em 2012, viu um crescimento de 72% nas solicitações de auxílio à pesquisa e 66% em pedidos de bolsas. “Chegamos a responder a 200 solicitações de informação por semana”, diz Angélica Parreira Lemos Ruiz, diretora técnica acadêmica da Faac. Ela comanda a equipe de dois funcionários, responsável por apoiar aproximadamente 105 docentes, 400 alunos de pós-graduação e 1.580 de graduação. “Tudo passa por nós, como pedidos e prestações de conta de bolsas, auxílios à pesquisa, uso de reserva técnica, busca de orçamentos. Orientamos propostas, colhemos as assinaturas dos pesquisadores e acompanhamos os processos”, diz Angélica. Um banco de dados com informações sobre pesquisadores e projetos foi criado para monitorar o desempenho do escritório, cuja criação inspirou-se em exemplos como o do Erapi do Instituto de Química de Araraquara, que existe desde os anos 1980. “Acreditamos que, nos próximos cinco anos, nossas estatísticas vão melhorar bastante, estimulando a pesquisa e a produção do conhecimento de qualidade na nossa instituição”, afirma.


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