Um programa inédito capaz de ser utilizado em qualquer computador promete um futuro melhor para os setores que trabalham com o arquivo de documentos como cartórios, órgãos públicos e câmaras municipais, por exemplo. O aplicativo vai automatizar boa parte do até então dispendioso e complicado processo de arquivamento, organização e atualização de certidões, processos, atas e outros tipos de papéis documentais que contam a história e registram a vida dos cidadãos, das empresas e do poder público. A partir de um scanner, o novo programa vai registrar os papéis, principalmente aqueles antigos feitos com máquinas de escrever, e colocá-los na tela de um computador que tenha a bem disseminada base Windows, da Microsoft.
Pertencente à família dos reconhecedores automáticos de caracteres, conhecidos pela sigla OCR, do inglês Optical Character Recognition, o novo software está sendo preparado pela empresa paulistana Carta Consultoria por meio de um projeto do Programa Inovação Tecnológica em Pequena Empresa (PIPE) da FAPESP. Num primeiro momento, a versão que deverá chegar até o final do ano ao mercado será dedicada às funções de um cartório. Esses estabelecimentos são importantes emissores e depositários de certidões e escrituras e recebem por dia muitas solicitações de informações. Só na cidade de São Paulo, os cartórios realizam uma média de 7 mil buscas de documentos durante todos os dias. Ao final do mês, são 140 mil consultas. Uma situação que ainda não conta com ferramentas eficazes para a busca de arquivos em sistemas de computação.
Substituir documentos
Para se ter uma idéia do que representa o avanço do novo programa, bem mais especializado que os seus congêneres, o conteúdo de várias salas com papéis poderia ficar empilhado num punhado de disquetes. É um parâmetro ainda difícil de ser atendido, porque o programa de OCR da Carta Consultoria não pretende, de forma alguma, substituir todos esses documentos. Legalmente, isso ainda não é possível. Cabe-lhe ordenar e facilitar o acesso a todos esses papéis, tanto por parte do funcionário da repartição, quanto na disponibilidade de um serviço melhor ao público. Dessa forma, documentos de papel que circulam nesses locais poderão ser rapidamente transformados em documentos digitais.
O desenvolvimento do produto teve a coordenação de Felício Sakamoto, gerente de projetos da Carta. A empresa é uma consultoria de sistemas computacionais, principalmente nas áreas de documentação, geoprocessamento e mapeamento. Durante a fase de elaboração do software, a Carta teve a colaboração importante, na forma de consultoria, do Instituto de Matemática e Estatística da Universidade de São Paulo (IME-USP), por meio do departamento de Ciência da Computação. “Munido das informações repassadas pelo pessoal do IME, que incluíam um protótipo e indicavam a possibilidade técnica real para o produto, partimos para os estudos de pesquisa de mercado, definindo a viabilidade também financeira para o lançamento de um novo software”, conta Sakamoto.
Primeiro alvo
A prospecção de mercado permitiu identificar que os documentos armazenados em cartório mereciam ser o primeiro acervo a ter uma versão para o produto. Mesmo que recentemente esses estabelecimentos já possuam as vantagens do arquivo digital, a maior parte dos documentos permanece armazenada em livros típicos. E toda vez que se exige uma alteração no conteúdo, por exemplo, é preciso refazer todo o documento. “É um trabalho de redigitação muito grande”, justifica Sakamoto. Mas por que dedicar-se a um produto específico, se já existiam poderosos programas OCR comerciais? “Consultamos alguns responsáveis de cartórios sobre os produtos disponíveis no mercado e eles afirmaram que o desempenho desses produtos é fraco, por isso desistiram de usá-los.”
Tipos de papéis
A inovação do sistema OCR da Carta é a especialização, porque os OCRs comuns não permitem uma pré-seleção da estrutura de documentos. “Escolhemos algumas categorias de papéis e, assim, ganhamos no desempenho”, explica Routo Terada, professor de Ciência da Computação da USP e um dos principais consultores envolvidos com o projeto.
O novo programa, portanto, começou a ser desenvolvido partindo dos problemas existentes no mercado a ser atingido. “Aproveitamos a experiência do IME e desenvolvemos uma ferramenta bem mais versátil”, explica Junior Barrera, professor do IME-USP. A etapa a seguir exigiria um longo e paciente processo de programação e de testes que, por fim, tomaria quase 80% de todo o período dedicado ao projeto iniciado em 1997.
Conceitos digitais
Do ponto de vista técnico, existem diversas maneiras de um programa de computador fazer a transformação das imagens, captadas pelo scanner, em caracteres de texto. Na prática, basta entender que os conceitos matemáticos e de geometria, seguidos depois por regras de estatística, são utilizados, neste caso específico, para mapear e trabalhar sobre cada pequenino trecho dos documentos pré-digitalizados. Para a funcionalidade do computador, qualquer imagem não passa de um acúmulo seqüencial de números.
Impressão antiga
Ao tratar-se de documentos antigos, entretanto, a história muda. Com todos os seus borrões, carimbos manchas e a típica imprecisão gráfica das antigas máquinas de escrever, até mesmo os programas OCR comerciais mais gabaritados não conseguem uma eficácia satisfatória. “Fizemos alguns testes com documentos recentes já digitalizados e o melhor dos softwares existentes atingiu 90% eo nosso 98%. Num segundo documento, mais antigo e gerado por máquina de escrever, o índice do programa comercial era muito ruim, cerca de 60%, enquanto o nosso chegou aos 90%”, conta Sakamoto, satisfeito.
Na reta final da preparação do programa, a Carta faz os últimos acertos técnicos e dedica-se ao trabalho de marketing e de formatação do produto destinado aos cartórios. Os técnicos acham difícil calcular números sobre possíveis vendas e o faturamento previsto. Mas pode-se estimar facilmente o seu potencial de utilidade. Dentro de um universo de 5 mil municípios em todo o país, é correto imaginar que exista pelo menos um cartório em cada uma dessas localidades. Um mercado carente de inovações eficazes para o arquivo e a organização de documentos.
O projeto
Aplicação de Aprendizagem por Computador e Morfologia Matemática em OCR de Documentos (nº 97/07325-8); Modalidade Programa Inovação Tecnológica em Pequenas Empresas (PIPE); Coordenador Felício Sakamoto – Carta; Investimento R$ 75.000,00
