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Racionalização

Com os dias contados

SAGe, novo sistema informatizado de gestão, abolirá o uso dos processos em papel na Fundação

A FAPESP implantou a primeira fase do Sistema de Apoio a Gestão (SAGe), que inaugura um novo padrão de qualidade no atendimento aos pesquisadores e na administração de processos associados a projetos de pesquisa. Cadastraram-se no sistema, a partir de 3 de janeiro deste ano, 11.437 pesquisadores e, entre os dias 1º e 25 de fevereiro, foram submetidas à Fundação por via eletrônica 272 propostas, com sucesso. Entretanto, em razão de alguns problemas de estabilidade do sistema informatizado, o presidente da Fundação, Carlos Vogt, decidiu enviar aos pesquisadores paulistas, no final de fevereiro, um comunicado explicando que temporariamente devem conviver os dois sistemas de submissão de propostas de bolsas e auxílios, o eletrônico e o tradicional .

“Para que não haja prejuízo ao cronograma e ao planejamento de apresentação dessas propostas, a FAPESP comunica que a partir de 1º de março colocará também em funcionamento o seu sistema tradicional com a utilização de formulários em papel”, informou o comunicado. As duas formas, acrescentava, “conviverão até que o problema de estabilidade seja definitivamente resolvido”. Isso significa que todo pesquisador que encontrar dificuldade para enviar sua proposta por via eletrônica pode, por ora, valer-se dos formulários que estão novamente disponíveis no site www. fapesp. br e encaminhar sua proposta pelo método tradicional.

Quando o sistema estiver estável, todos os pesquisadores estarão dispensados de comparecer pessoalmente à sede da Fundação, munidos de pastas de documentos, para pleitear novos apoios. Por meio do site www. fapesp. br/sage, eles poderão solicitar financiamento, atualizar informações pessoais e dados curriculares, anexar documentos, acompanhar o andamento de processos e até tomar conhecimento da avaliação dos assessores. A expectativa é que no final do primeiro semestre o SAGe esteja funcionando a plena carga, dando cobertura total a todos os procedimentos que envolvam a relação entre pesquisadores e a Fundação. “O SAGe representa um passo importante para a modernização da FAPESP e um salto de qualidade na administração dos projetos e pesquisa científica e tecnológica”, diz Carlos Vogt, presidente da FAPESP. “É um marco fundamental na dinâmica do programa Mudança, Qualidade e Institucionalização que tem orientado os novos padrões de gestão da FAPESP. ”

A informatização da gestão tem como objetivo racionalizar os procedimentos da Fundação, com redução de custo, e a padronização de termos e conceitos envolvidos. Permitirá à FAPESP manter a qualidade de atendimento a uma demanda crescente: entre 1994 e 2004, as solicitações de bolsas saltaram de 4. 100 para 17 mil. Além disso, garantirá maior visibilidade a todos os procedimentos – preservado, é claro, o sigilo dos processos e projetos -, reiterando a responsabilidade pública da instituição.

Ambiente amigável
O SAGe é composto de cinco módulos principais: apresentação de proposta, análise e julgamento de propostas, gestão de contratos, acompanhamento físico e avaliação e gestão de programas. Num ambiente de internet amigável e de simples navegação, os pesquisadores têm acesso a formulários com todas as linhas de fomento oferecidas pela Fundação, que incluem campo para a anexação da documentação exigida em cada uma das modalidades de apoio. Em caso de dúvidas, é possível recorrer a um sistema de ajuda eficiente e de fácil compreensão. O preenchimento de formulários também não oferece dificuldades. Escolhida a modalidade de apoio, por exemplo, o própriosite apresenta aos interessados a lista de formulários a ser preenchidos. E o pesquisador é imediatamente alertado para o caso de faltarem informações ou documentos.

O site permite a atualização de dados e do currículo do pesquisador. Um convênio entre a FAPESP e o Conselho Nacional de Desenvolvimento Científico e Tecnológico (CNPq) permitiu carregar o SAGe com súmulas elaboradas a partir do Curriculo Lattes. Os assessores responsáveis pelo acompanhamento dos vários projetos também utilizarão o novo sistema para enviar pareceres. E a FAPESP terá mais agilidade para acompanhar os contratos e administrar os diversos programas. O SAGe garante total segurança no tráfego de documentos. O acesso ao site é feito por meio de senha que funciona como uma espécie de assinatura do pesquisador, sendo portanto intransferível. Os pareceres dos assessores também estão protegidos por absoluto sigilo.

Os projetos já em andamento, encaminhados antes da implantação do SAGe, não integrarão o novo sistema. A apresentação dos relatórios, prestação de contas etc. seguirão obedecendo ao sistema antigo. Em 2009, quando então esses processos estarão encerrados, todos os procedimentos de financiamento e gestão de contrato, acompanhamento e avaliação de programas e projetos estarão totalmente integrados ao novo sistema. ” A informatização plena dos procedimentos da FAPESP, que envolvem desde as atividades-fim, passando pelo fomento até a organização administrativa que lhes dá apoio, é resultado de um esforço conjunto de todos os servidores, gestores, gerentes, diretores, pessoal técnico do Centro de Processamento de Dados e do Centro de Estudos e Sistemas Avançados do Recife (Cesar), contratado para conceber e desenvolver o sistema que hora se implanta”, diz Vogt.

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