Para simplificar os procedimentos relacionados com a aquisição, por parte do pesquisador, de material importado e pagamento de publicação ou análise no Exterior com recursos da FAPESP, o Conselho Técnico Administrativo da Fundação aprovou Normas Especiais que possibilitam o pagamento por meio de cartão de crédito internacional.
Para isto, é necessário que o material a ser importado ou o serviço a ser executado esteja incluído no correspondente Termo de Outorga e Aceitação de Auxílio. É fundamental, também, que o pesquisador siga as instruções estabelecidas pelo Conselho, no que se refere a valores permitidos, forma de transporte, pedido de reembolso e relação de documentos necessários à prestação de contas.
Assim, o pagamento pode ser feito via cartão de crédito: 1. na aquisição de bens até USD 500 por embarque (ou equivalente em outra moeda, estando incluídas nesse valor as taxas e despesas mencionadas na performa invoice), sendo a forma de transporte para o Brasil via correio ou couriers; 2. na aquisição de bens até USD 1.000 por passageiro, sendo a forma de transporte bagagem acompanhada; e 3. para pagamento de publicação ou análise no exterior, sem limite de valor.
Nos três casos, para reembolso, o responsável pelo projeto deve encaminhar ao Setor de Importação da FAPESP a proforma invoice ou a commercial invoice e carta com o pedido de reembolso. A sua liberação, contudo, não significa aprovação de contas pela Fundação. Por ocasião da prestação de contas, na data prevista no Termo de Outorga, o pesquisador deve apresentar os documentos pertinentes ao procedimento executado: fotocópia do extrato de cartão de crédito, commercial invoice original, quitado pelo fabricante/exportador ou pelo prestador de serviço, e comprovante original de outras despesas, emitido pela companhia responsável pelo transporte internacional ou pela Receita Federal, nos dois primeiros casos.
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