Poca gente sabe cuál es el destino de la inmensa documentación producida y registrada anualmente en la administración pública -incluso empleados y funcionarios desconocen las normas para archivar y eliminar papeles, certificados, documentos y cualquier otro tipo de registro oficial. En São Paulo, este proceso está bajo jurisdicción del Archivo del Estado. La legislación en vigor fue definida a partir del Decreto 22.789 del 10 de octubre de 1984. “Fue un gran paso para la democracia, precisamente en el año de la apertura política, que les aseguró a todos los ciudadanos el acceso a los documentos públicos y a sus contenidos”, explica Ana Maria de Almeida Camargo, profesora del Departamento de Historia de la Facultad de Filosofía, Letras y Ciencias Humanas de la USP.
Pero las leyes no están siendo cumplidas de manera adecuada. Por eso, Ana Maria coordina un proyecto de gestión documental, con el apoyo de la FAPESP, y en asociación con el Archivo del Estado, que pretende desarrollar patrones homogéneos para el registro de actos administrativos. El Archivo del Estado -que existe desde la época colonial- debe poder saber dónde y cómo está archivado cada documento producido por los órganos públicos, “de manera de garantizar el acceso de todos a ese material, que es un importante instrumento para la elaboración de políticas públicas”, subraya Ana Maria.
No obstante, “esta función permaneció oscura durante mucho tiempo, pues las secretarías estaduales dejaron de enviar sus documentos al archivo hace muchos años”, afirma Ieda Pimenta Bernardes, coordinadora del Sistema de Archivos del Estado de São Paulo. “Innumerables documentos, que constituyen patrimonio público, fueron incluso destruidos sin el conocimiento de la institución, y eso no puede ocurrir bajo ninguna circunstancia.”
Uno de los objetivos del proyecto es definir el tiempo de preservación de cada tipo de documento, ya sea en el Archivo del Estado o en los archivos que cada organismo público puede mantener (siempre y cuando permanezcan abiertos al público). “La principal incumbencia del Archivo del Estado es ser un organismo normalizador y fiscalizador, y no un mero depósito de papeles. Por eso la descentralización de los archivos es una de nuestras metas”, dice Ieda. Otro punto es la unificación de la nomenclatura de los documentos: sin ésta no será posible llevar los registros a los medios electrónicos -cosa que solo se dará, de cualquier manera, cuando se pueda garantizar la autenticidad de los documentos electrónicos y cuando los archivos brasileños cuenten con equipos modernos, que reemplacen a las actuales computadoras, generalmente obsoletas.
El proyecto, que empezó ejecutarse en noviembre de 1999, debe concluirse en diciembre de 2002. Para cuando se arribe a su concreción, el gobierno ya se ha comprometido a elaborar una ley que establezca las nuevas reglas del Programa de Gestión Documental de São Paulo, que deberá ser adoptadapor todos los municipios paulistas. “En plena era de la información, este proyecto está provocando una verdadera revolución silenciosa, siendo un paso esencial para la modernización del estado”, dice la investigadora Ana Maria. Hasta ese momento, no obstante, deberán transponerse grandes obstáculos. “Será necesario cambiar la cultura de los organismos públicos, según la cual los archivos sirven tan solo como depósitos de papeles”, reconoce. “De nada sirve invertir millones en informatización si no tenemos contenido disponible para alimentar la red.”
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