daniel buenoLas universidades paulistas están organizando servicios destinados a reducir la carga de tareas burocráticas y administrativas dentro de la rutina de los investigadores, tales como la gestión de proyectos, la rendición de cuentas para las agencias de fomento, la compra de materiales y la búsqueda de nuevas líneas de financiación. Luego de que la Universidad Estadual de Campinas (Unicamp) montara en 2003 una división para auxiliar a sus investigadores con la rendición de cuentas de sus proyectos, también las universidades de São Paulo (USP) y Estadual Paulista (Unesp) comienzan a crear oficinas y a promover servicios de esa naturaleza. La idea consiste en permitir que los docentes investigadores se concentren en su tarea principal, que es la enseñanza y la conducción de trabajos científicos, dice Marco Antonio Zago, prorrector de Investigación de la USP, quien durante el año pasado lanzó un programa piloto de oficinas de apoyo en tres de las unidades de la universidad, con la intención, luego de la fase inicial, de implementar esas secciones en toda la institución.
La Unesp aprobó en abril la creación, en todas sus unidades, de secciones técnicas para ayudar a los investigadores. Un grupo de trabajo compuesto por seis técnicos está siendo capacitado en la FAPESP, y actuará como multiplicador en cada uno de los campi de la universidad, dispersos por el estado. En concordancia con la prorrectora de Investigación, Maria José Giannini, el objetivo del nuevo servicio es permitir que el docente se concentre en el trabajo de investigación y dirección. Tenemos la certeza de que eso propiciará un impacto en la producción científica de la universidad, ya que los docentes podrán abocarse a una mayor cantidad de proyectos. Actualmente, muchos se quejan por no poder aprovechar todos los llamados a la presentación de proyectos a causa del peso de la burocracia, expresa. Entre sus variadas incumbencias, las oficinas deberán asesorar a docentes y alumnos en la elaboración de pedidos de apoyo a la investigación y en la remisión de proyectos ante las agencias, divulgar programas y becas disponibles y ayudar en la divulgación, elaboración y perfeccionamiento de proyectos. Las oficinas deberán otorgar y enviar la documentación a las agencias de fomento, orientar al cuerpo docente para completar el Currículum Lattes, apoyar cooperaciones empresariales, divulgar pliegos asociados con la internacionalización de la Unesp y organizar eventos que conduzcan a la integración de los alumnos extranjeros, dice Maria José. Las oficinas aprovecharán la experiencia de unidades académicas que ya habían desarrollado por cuenta propia servicios similares, como son los casos de los campi de Araraquara, São José dos Campos, Marília y Assis.
La experiencia de la Unicamp revela que el objetivo de aumentar la cantidad de proyectos de investigación es palpable. La captación de recursos extrapresupuestarios, provenientes de agencias de fomento y de empresas, ha registrado un continuo crecimiento, sostiene Ronaldo Pilli, prorrector de Investigación de la institución. Durante el año pasado esa captación sumó 300 millones de reales, frente a 220 millones en 2008. Nuestra Unidad de Apoyo al Investigador (UAP) responde parcialmente por ese avance, aunque resulta difícil medir cuánto, expresa. La UAP ayuda principalmente en la rendición de cuentas. El investigador debe inscribirse en el servicio y presentar el contrato de concesión ligado a su proyecto, que debe contener los datos sobre las características y el monto de la dotación concedida, para que el personal ayude en la administración. Ellos solicitan las facturas, avisan cuando los fondos para material de consumo se están acabando y también sobre los plazos, afirma Pilli.
La opción para el uso de los servicios es decisión de cada investigador. Algunos ya disponen de servicios similares en sus departamentos, otros están acostumbrados a ocuparse de rendir cuentas y se resisten a delegar esta tarea, dice Pilli. Paulo Mazzafera, docente del Instituto de Biología de la Unicamp, elogia la calidad de los servicios de la UAP. Los empleados no permiten que cometamos errores. Ayudan en la organización, revisan los documentos y avisan cuando hay cuestiones pendientes. Así es más fácil resolver las cosas, afirma. La UAP ya supervisó 900 rendiciones de cuentas, alrededor de 100 por año, y el número de interesados aumenta. Sólo durante el primer cuatrimestre recibimos 41 nuevos proyectos. Durante todo el año pasado fueron 98 los proyectos, siendo 74 de la FAPESP, afirma el prorrector Pilli. La Unicamp estudia ampliar la ayuda. La idea consiste en seleccionar las unidades que captan mayores recursos de investigación y ofrecerles más personal para trabajar en la gestión de los proyectos, y realizar compras y pagos.
La FAPESP ha estimulado a las universidades paulistas para la creación de esas estructuras. Es un tema importante para la FAPESP, sostuvo el director científico de la Fundación, Carlos Henrique de Brito Cruz. Es necesario que haya apoyo para evitar que los investigadores se desgasten en la administración del proyecto y en su gestión, de tal manera que su tiempo pueda emplearse en la investigación y en la dirección de estudiantes, declaró a Agência FAPESP. Un reciente artículo publicado en la revista Research Management Review destaca la importancia de la existencia de estructuras de apoyo institucional a la investigación. El texto muestra que, en Estados Unidos, el 42% del tiempo del investigador corresponde a la administración de los proyectos de investigación, afirmó Brito Cruz. En el mes de octubre pasado, la FAPESP implementó un programa piloto de capacitación para los equipos de las oficinas de apoyo institucional, que ya fue propuesto en cinco unidades académicas de la USP. Según el director administrativo de la FAPESP, Joaquim José de Camargo Engler, la iniciativa comenzó con la elaboración del programa y la preparación del equipo y del material audiovisual. El objetivo es la extensión de la iniciativa hacia mayor cantidad de unidades de la USP, además de otras universidades e institutos de investigación del estado de São Paulo. La FAPESP mantiene desde hace años centros de apoyo distribuidos por universidades e instituciones, que actúan como auxiliares para el envío de documentación, además de orientar a becarios e investigadores en los procedimientos que atañen a la Fundación. Pero ese trabajo necesita ampliarse. Por eso, surgió la idea de crear un programa de capacitación para los equipos que las propias instituciones de investigación están constituyendo, con miras a proporcionar apoyo a los investigadores, dijo Engler a la Agencia FAPESP.
daniel buenoLa paleontóloga Fresia Ricardi-Branco, docente del Departamento de Geología y Recursos Naturales del Instituto de Geociencias de la Unicamp, destaca la economía de tiempo que genera este tipo de servicio, del que es usuaria desde hace cuatro años. Comenta que, antes de la creación de la oficina de apoyo, tuvo que dedicar varios días de sus vacaciones para ordenar la documentación de una rendición de cuentas de un proyecto vinculado con el Programa Biota-FAPESP del cual participó. La investigación se compone de varias etapas. En primer lugar conseguimos los recursos y luego viene la parte placentera, que es el trabajo de campo y en laboratorio, y el análisis de los resultados. Finalmente viene la peor parte, que es la de rendir cuentas, dice. Y todo resulta más complicado hay que administrar dos o tres proyectos al mismo tiempo, asevera.
El zoólogo Celio Haddad, docente del Instituto de Biociencias de Rio Claro en la Unesp, celebra la decisión de la universidad de organizar los servicios de apoyo. Si funciona como está previsto, será de gran utilidad para los docentes de la Unesp que hacen investigación, ya que permitirá que contemos con mayor tiempo para solicitar nuevos apoyos, afirma. Durante el mes pasado, Haddad perdió varios días ocupándose solamente de la burocracia necesaria para llevar a Rio Claro a una investigadora visitante, la norteamericana Kelly Zamudio, de la Universidad Cornell. Se trataba de tres expedientes diferentes, uno en la FAPESP, otro en el CNPq e incluso hubo que remitir el nombre de ella al Sisbio, dice, refiriéndose al Sistema de Autorización e Información en Biodiversidad del Ministerio de Medio Ambiente, que monitorea actividades científicas. A su vez, remarca la necesidad de contar con mano de obra calificada en los servicios. Es deseable que el personal hable inglés para ayudarnos en un momento en que la universidad busca internacionalizarse, menciona.
A veces tarda algún tiempo para que los investigadores delegar la tarea de rendir cuentas a servicios de esa índole. El director del Instituto de Ciencias Biomédicas (ICB), de la USP, Rui Curi, creó el año pasado el Sector de Ayuda para la Solicitud y Administración de Recursos (Sasar), uno de los programas piloto vinculados a la Prorrectoría de Investigación, que está compuesto por seis empleados encargados de brindar ayuda a los 150 profesores de la institución. Por ahora, 10 docentes se encuentran utilizando el servicio para administrar 24 proyectos, pero la demanda aumenta. Los colegas se acercan preguntando si el servicio es bueno y yo les transmito mi plena confianza, dice Curi, quien delegó la gestión de los ocho proyectos de investigación que lidera al Sasar. El sector está dirigido por Marcella Panizza, no docente del sector financiero que hace años prestaba ayuda a docentes del Departamento de Anatomía en la rendición de cuentas. El resto de los empleados fueron admitidos en concursos públicos recientes. Ellos necesitan realizar un aprendizaje, pero la tendencia es que el servicio se consolide, afirma Curi. Según Marcella, hay profesores que todavía no confían en delegar sus proyectos. Aunque algunos de ellos ya nos consultan para revisar si la rendición de cuentas contiene algún error, lo cual es un buen comienzo. Otros, comenta, se asombran por los avisos que reciben del equipo. Era común que un posgraduando realizase una compra, presentase la factura y solicitase el reintegro del valor. Con nuestro servicio eso no es así, porque nosotros nos encargamos de contactar a los proveedores, pactar los precios y recién pagamos cuando el producto se entrega. Solamente les llevamos el cheque para que ellos lo firmen. Es la forma adecuada para que no haya problemas en la rendición de cuentas, dice ella.
La Facultad de Medicina de Ribeirão Preto (FMRP), otra unidad de la USP que instituyó un servicio de ayuda, optó por un modelo diferente en su Centro de Gerencia de Proyectos, creado en septiembre de 2010. En lugar de contratar un equipo para encargarse de los proyectos, reforzó la estructura ya existente, y se encuentra organizando todas las tareas en un sistema informatizado, coordinado por un empleado. La idea consiste en reunir toda la información acerca del proyecto, desde la remisión a consejos, tal como el de ética investigativa, hasta el historial de uso de los recursos, dice Benedito Maciel, director de la FMRP. El sistema emitirá avisos automáticos enviados a los investigadores, advirtiendo sobre plazos, por ejemplo. El servicio administra 15 proyectos, pero ya se encuentran previstos otros 12. El centro hará un seguimiento de los anuncios de las agencias de fomento, ayudará a los investigadores en la elaboración de propuestas, se encargará de la compra de bienes y remitirá informes de rendición de cuentas.
La Prorrectoría de Investigación de la USP ambiciona presentar este mismo año un sistema informatizado capaz de administrar proyectos de investigación y gestionar la rendición de cuentas, e implementarlo en sus unidades. Este sistema es una iniciativa de la dirección de la universidad y del Instituto de Ciencias Matemáticas y de Computación (ICMC), en función de la experiencia disponible en aquella unidad. El ICMC cuenta con un servicio de convenios, becas y apoyos, que desde mediados de la década de 1990 brinda ayuda a sus investigadores en la rendición de cuentas, las solicitudes de presupuestos y las compras. Esas actividades estaban siendo sustentadas mediante los servicios disponibles en una intranet. El año pasado, la USP le asignó al ICMC un analista de sistemas para colaborar con las actividades del Instituto Nacional de Ciencia y Tecnología en Sistemas Embarcados Críticos, con sede en la unidad de São Carlos. Fue entonces cuando tuvimos la idea de desarrollar un sistema destinado a apuntalar el trabajo del servicio de convenios y liberar a los investigadores para que realicen sus propias actividades en la universidad, afirma el director del ICMC, José Carlos Maldonado, quien también coordina el Instituto Nacional de Ciencia y Tecnología. En ese mismo momento, el profesor Zago, prorrector de Investigación, lanzó la idea de estandarizar y diseminar servicios de apoyo a la gestión de proyectos en todas las unidades de la USP. Y le encargó al ICMC la preparación del sistema, afirma Maldonado. Cuando tengamos el sistema en funcionamiento, prestará ayuda en todas las actividades de gestión y administrativas concernientes a un proyecto de manera integrada, y producirá un paquete con toda la información y elementos para la rendición de cuentas de un proyecto que será enviado por medio electrónico hacia las agencias de fomento, dice Tatiana Deriggi, responsable del servicio de becas, convenios y apoyo del ICMC. El sistema está siendo probado y a comienzos del segundo semestre se transformará en un sistema corporativo. El proceso estará terminado para finales de 2011.
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