Daniel AlmeidaUn aprendizaje que se impone a todo investigador desde el comienzo de su carrera científica es la necesidad de financiación para el desarrollo de proyectos de calidad con cierta tranquilidad. Con todo, en un escenario académico cada vez más competitivo y con escasos recursos, no basta con elaborar una propuesta consistente e innovadora. Se necesita también tener claridad al respecto de cuánto costará cada proyecto en sus distintas etapas. “Un cálculo presupuestario criterioso resulta fundamental cuando se busca financiación para un proyecto de investigación”, dice la bióloga Lúcia Lohmann, del Instituto de Biociencias de la Universidad de São Paulo (IB-USP).
En los últimos años, varias instituciones, sobre todo de Estados Unidos, editaron manuales con directrices acerca de cómo calcular y justificar los costos de un proyecto. Éste es el caso de la Escuela de Artes de la Universidad de Nueva York, que publicó una guía para la elaboración de una propuesta de presupuesto de investigación, y el de la Universidad Dartmouth, que dispone de un manual dedicado a la importancia de la financiación en la elaboración de un proyecto de investigación científica.
El presupuesto, un elemento clave en cualquier solicitud de subvención científica, es la expresión cuantitativa de un plan financiero acerca de los gastos contemplados en un proyecto de investigación. “Entre otros apartados, una propuesta presupuestaria bien detallada también indica a los evaluadores que el científico puso empeño en la elaboración de su proyecto y tiene en claro todas las etapas y componentes necesarios para cumplir con sus metas”, analiza Lohmann. La bióloga, responsable en la actualidad de la coordinación de varios proyectos, el principal de ellos desarrollado en el marco de la cooperación entre los programas Biota-FAPESP y Dimensions of Biodiversity, de la National Science Foundation (NSF), la principal agencia estadounidense de fomento a la ciencia.
La investigadora recomienda a los científicos que siempre intenten elevar propuestas presupuestarias equilibradas. “La sobrevaloración de gastos puede atentar contra el proyecto, añadiéndole un cariz megalómano”, pondera, con base en su experiencia como asesora ad hoc. Lo opuesto también podría resultar perjudicial. “La subvaloración de los costos puede comprometer la investigación que, de superarse ciertos límites, correría el riesgo de ser interrumpida o quedar inconclusa”.
“El cálculo de presupuestos de un proyecto es un proceso arduo. Requiere conocimientos técnicos, algo que no todo investigador al inicio de su carrera posee”, dice la bioquímica Bernadette Dora Gombossy de Melo Franco, de la Facultad de Ciencias Farmacéuticas de la USP, quien solicita financiación a la investigación desde hace casi 30 años. “Se requiere humildad para pedir ayuda cuando ello sea necesario. Siempre conté con el consejo de colegas más experimentados, por eso no recuerdo haberme equivocado gravemente a lo largo de mi carrera”.
A su juicio, la elaboración de un proyecto y el cálculo de su presupuesto deben desarrollarse en forma paralela. “No se puede elaborar un proyecto sin saber cuánto costará, así como no es posible elaborar un presupuesto sin saber qué es lo necesario para el proyecto”. Melo Franco recuerda que muchos de los concursos de propuestas que lanzan las agencias de fomento tienen un valor límite para cada solicitud, al que hay que adecuarse cuando se elabora el proyecto, teniendo en cuenta la infraestructura disponible para su ejecución.
Para el psiquiatra Euripedes Constantino Miguel, de la Facultad de Medicina (FM-USP), es crucial que el presupuesto del proyecto de investigación refleje la realidad de los costos necesarios para su ejecución. “De lo contrario, el científico corre el riesgo de no poder entregar lo que prometió, lo que podría comprometer su credibilidad ante la agencia de fomento, teniendo que reponer los recursos de su propio bolsillo”. Para Melo Franco, hay que prestar atención a las especificaciones que impone cada agencia de fomento. “Cada una posee sus propias reglas, que pueden cambiar de acuerdo con cada tipo de llamada a concurso o pliego”.
La NSF aconseja a los investigadores que comiencen a presupuestar el proyecto bastante antes del plazo estipulado para presentarlo, evaluando exhaustivamente los costos de los experimentos, de la publicación de artículos, de los traslados para estudios de campo y la participación en eventos científicos. “Es importante tener en cuenta todos los ítems del proyecto y saber que existen riesgo de variaciones en el mercado, especialmente si los recursos concedidos fueran en moneda extranjera”, explica Juliana Juk, gerente de proyectos del Instituto Nacional de Psiquiatría del Desarrollo para Niños y Adolescentes, uno de los Institutos Nacionales de Ciencia y Tecnología (INCTs).
En ese sentido, Euripedes Miguel les recomienda a los investigadores que sólo comiencen a esbozar su propuesta presupuestaria luego de tener una idea clara sobre sus objetivos y metodologías. “Los planteos científicos y los métodos que se utilizarán para responderlos deben ser coherentes con los recursos necesarios para su ejecución”, considera. “Si la investigación implica colaboraciones con otros colegas, vale la pena reunirse previamente con ellos para discutir los gastos involucrados en las actividades de cada uno. Lo que se acuerde con cada investigador constituye una premisa básica y, como tal, debe cumplirse, pero también es importante que haya un margen si fuera preciso, para la negociación entre proyectos o incluso una readecuación de los objetivos iniciales”.
Los científicos recuerdan que la conducción de un proyecto de investigación es una labor colectiva. “Siempre conté con mi equipo para la elaboración de los proyectos y el cálculo de sus costos”, relata Melo Franco, quien también se encuentra a cargo de la coordinación del Food Research Center (ForC), uno de los Centros de Investigación, Innovación y Difusión (Cepid) financiados por la FAPESP.
Para la organización de esas informaciones, un buen comienzo podría ser la confección de una lista con los costos detallados del proyecto y el porcentaje correspondiente sobre el presupuesto total estimado. Además de los programas de edición de planillas, como el Excel, hoy en día existen varias herramientas digitales que les sirven de ayuda a los investigadores para administrar los costos de las investigaciones, como son las plataformas Fluxx, Deltek y el Worktribe, muy utilizado por las universidades de Estados Unidos y del Reino Unido. Algunas instituciones, como en el caso de la USP, cuentan con software propios para el seguimiento de la ejecución de los recursos concedidos a los investigadores.
“Cuando se trabaja en grandes proyectos, es importante mantener un control semanal de gastos”, recomienda Lohmann, cuyos proyectos en curso movilizan casi 2 millones de reales. “Es necesario que los investigadores se organicen correctamente, que registren todo flujo de caja y archiven los recibos y comprobantes de compra de equipamientos, reactivos y otros implementos”. Más allá de facilitarles la rendición de cuentas, esas prácticas contribuyen para equilibrar los gastos.
Siempre que sea posible, Euripedes Miguel recomienda también la contratación de un gerente de proyectos. “Gracias a la capacidad de esos profesionales, pudimos ejecutar varios proyectos de gran porte en el Instituto Nacional de Psiquiatría, nacionales e internacionales en simultáneo, que movilizan un monto total de aproximadamente 11 millones de reales”, informa.
Al desentenderse al menos en parte de las tareas administrativas y contables, el científico puede dedicarle más tiempo y energía a la investigación. También para la ciencia, tiempo es dinero.
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