Una carta de recomendación, una instancia rutinaria, sobre todo en el exterior, en postulaciones para la obtención de becas de estudio, apoyo para proyectos de investigación científica y concursos para cubrir ciertos cargos públicos o en instituciones multilaterales, puede ser determinante en los procesos de selección, especialmente cuando involucran a una gran cantidad de interesados. “Con frecuencia se las toma como criterio de desempate entre postulantes o proyectos de investigación con calificación similar”, analiza Elson Longo, docente del Departamento de Química de la Universidad Federal de São Carlos (UFSCar) y coordinador del Centro de Desarrollo de Materiales Funcionales (CDMF), uno de los Centros de Investigación, Innovación y Difusión (Cepid) financiados por la FAPESP.
El valor de ese documento, requerido asiduamente en los países europeos y en Estados Unidos, se centra en dos aspectos: su contenido y la reputación de quien está dispuesto a firmarlo. Una carta de recomendación, suscrita en el medio académico principalmente por docentes e investigadores con una trayectoria profesional consolidada, suele describir las competencias y habilidades del estudiante o profesional recomendado, y oficia como certificado de confianza entre los implicados. “Para elaborar un documento conciso, claro y honesto acerca de las capacidades del recomendado, es menester que el autor conozca a fondo su perfil”, dice Sandra Maria Patrício Ribeiro, del Departamento de Psicología Social y Laboral del Instituto de Psicología de la Universidad de São Paulo (IP-USP).
A diferencia de las cartas de presentación y de intención, que son redactadas por los propios interesados, las cartas de recomendación funcionan a guisa de validación de una trayectoria profesional o académica, revelando detalles sobre los cargos y funciones ejercidos, el desempeño registrado durante el tiempo de convivencia y las características peculiares del postulante, tales como su creatividad, capacidad de liderazgo o aptitud para ejecutar trabajos en grupo. Por eso, cuando están bien elaboradas, sirven para sopesar la adhesión del candidato a los valores y metas de la institución destinataria. “Además de información veraz y pertinente, una carta de recomendación debe dejar clara la sintonía entre las pretensiones y las potencialidades del postulante, algo que, de hecho, podrá constarse en fases posteriores, como en una entrevista personal, por ejemplo”, explica Ribeiro.
La producción de este tipo de documento guarda una relación directa con el objetivo en cuestión. Algunas empresas e instituciones disponen de guías bastante definidas para la redacción de las cartas, e incluso establecen las estructuras que deben contemplarse a partir de modelos predeterminados. En tanto, otras, no imponen reglas, dejándole al autor la responsabilidad de indicar los aspectos que considere pertinentes. “Es importante que la lectura de la carta revele cómo se dio la relación entre las partes, describiendo no solo el lapso de convivencia, sino también la performance del candidato durante el período considerado”, añade Ribeiro. Amén de las distintas formas de elaboración del documento, no debe estar ausente la información esencial, como ser la fecha, el nombre completo y los respectivos cargos ocupados por quien recomienda y por el recomendado. Tampoco debe ser demasiado extenso. Dos páginas se consideran como una extensión ideal. Algunas instituciones, como es el caso del Massachusetts Institute of Technology (MIT), disponen de una página en internet con recomendaciones para la redacción del texto.
• Converse con el solicitante para definir los ítems importantes de la carta
• Evite los resúmenes genéricos o meramente elogiosos
• Describa los contextos de actividades realizadas en conjunto
• Destaque las competencias, habilidades y aptitudes para el trabajo en equipo
• Utilice un estilo de redacción no muy rígido, pero mantenga la sobriedad en la comunicación
• Asegúrese que el texto refleje el compromiso entre las partes
La responsabilidad de la preparación de una carta en sintonía con los objetivos pretendidos es compartida: entre el que la solicita y quien elabora el documento. Quien necesita una carta de recomendación debe solicitársela a alguien con autoridad para describir aspectos relacionados con su experiencia, motivación, compromiso, responsabilidad y actitud de servicio. En tanto, quien la redacta, debe prestar atención para que su contenido se exhiba en forma atractiva y trasluzca el nivel de interacción que posee con el solicitante. “En ciertos casos los pedidos deben rechazarse, al no haber manera de recomendar a alguien que no se conoce cabalmente”, dice Marta Arretche, docente del Departamento de Ciencia Política de la Universidad de São Paulo (USP) e investigadora del Centro de Estudios de la Metrópolis (CEM), otro de los Cepid financiados por la FAPESP^.
Quien elabora la recomendación debe tener cuidado de no excederse en elogios. Las cartas meramente laudatorias pueden comprometer la evaluación, porque pueden sugerir parcialidad en la evaluación del candidato. “Algunas instituciones extranjeras mantienen un banco de datos con las informaciones presentadas por los autores de cartas de recomendación, para analizar si ellos tienen tendencia a ser siempre elogiosos o si en sus considerandos suelen retratar al candidato en forma inadecuada”, advierte la investigadora. Por otra parte, los textos demasiado genéricos podrían causar poco impacto en el análisis de los evaluadores. “La descripción de una situación de trabajo o la producción de un artículo realizado en forma conjunta le confiere mayor autenticidad a la redacción del escrito”, añade Arretche.
El plazo para efectuar la solicitud
Para facilitar la labor de la redacción del documento, el solicitante puede proveer previamente material, que contribuya al desarrollo de la tarea. Las cartas de intención y de presentación que describen, en forma sucinta, los objetivos del postulante en relación con el puesto pretendido suelen ser útiles. “La antelación de la solicitud debe tener en cuenta el período en el que se solicita la carta”, explica Longo, del CDMF. El investigador, a cargo de la coordinación de un equipo de aproximadamente 150 personas, relata que elabora, en promedio, entre ocho y diez cartas de recomendación por mes, y a veces esa cifra se duplica en los meses de junio, diciembre y enero. “Son fechas en las cuales hay más gente postulándose o sometiéndose a procesos de selección en programas de maestría, doctorado, solicitudes de becas o inscripciones a concursos”. Si bien es posible producir un documento de este tipo en poco tiempo, se recomienda que la solicitud se presente al menos con un mes de antelación. También hay que considerar la necesidad de que la carta sea redactada en otra lengua, en el caso de que el destinatario estuviera en instituciones del exterior. “Eventualmente, se la puede redactar de un día para otro, pero eso va a depender de las atribuciones de cada autor. Por eso es importante trabajar con al menos 30 días de plazo”, dice Longo.
Incluso si el trabajo involucra a personas conocidas, no es inusual que la producción de la carta se realice en forma confidencial, sin que el candidato tenga acceso a su contenido. “El envío de la carta directamente a la institución de destino puede aumentar su credibilidad, porque el evaluador tendrá en cuenta que el texto no fue escrito con la intención de congraciarse con el candidato”, pondera Rafael Alcadipani, docente de la Escuela de Administración de Empresas de São Paulo de la Fundación Getulio Vargas (FGV-Eaesp). Más allá de la veracidad de la información, la discreción involucrada en una comunicación de este tipo es fundamental. “La carta de recomendación es un documento confidencial que no debe circular fuera de las instituciones involucradas”, concluye.
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