Conscientes de los riesgos de contaminación con el virus Sars-CoV-2, que ha hecho inviable la concreción de reuniones académicas presenciales al menos hasta finales de 2020, los comités organizadores de congresos y conferencias de diferentes áreas del conocimiento han buscado en el mundo digital una nueva forma de darle continuidad al intercambio de conocimientos entre los miembros de la comunidad científica. “Para evitar la cancelación de las reuniones, nos vimos en la necesidad de planificar eventos en línea mientras dure el período de aislamiento social”, explica Bianca Amaro, coordinadora general de investigación del Instituto Brasileño de Información en Ciencia y Tecnología (Ibict) e integrante de la comisión organizadora de la 11ª Conferencia Luso-Brasileña de Ciencia Abierta, un evento internacional destinado a debatir el acceso, el intercambio y la difusión del conocimiento científico que se celebra alternativamente en ciudades de Brasil y de Portugal.
Con alrededor de 200 participantes en su edición de este año, la conferencia estaba inicialmente planeada para realizarse en la ciudad de Braga, en Portugal. En el mes de marzo, con el comienzo de la cuarentena, se la empezó a adaptar al formato online. “En lo que tiene que ver con la organización, no vemos demasiadas diferencias, porque todos los procesos de presentación de ponencias, envío de invitaciones y los contactos con los conferencistas ya se hacían en forma virtual, comenta Amaro. Entre las ventajas del nuevo formato se cuentan la fuerte reducción de los gastos en pasajes, alojamiento y el alquiler del espacio físico para la realización del encuentro, que tiene lugar durante la primera semana de octubre. “La modalidad no presencial permite, sobre todo, una mayor participación de oradores internacionales”, añade. Los eventos tradicionales, tales como la reunión anual de la Sociedad Brasileña para el Progreso de la Ciencia (SBPC) y la de la Asociación Nacional de Posgrado e Investigación en Ciencias Sociales (Anpocs), también han adherido al formato virtual como una posibilidad para mantener las actividades previstas para este año.
Si bien las conferencias online ofrecen ventajas, como, por ejemplo, la disminución de los costos, también plantean el reto de gestionar la presencia de un público que en algunos casos suele ser bastante más amplio. Con una estructura pensada para recibir unos 300 participantes, la edición de este año del Congreso de Anestesiología de la Universidad de São Paulo (USP) –organizado desde 2014 por la cátedra de anestesiología de la Facultad de Medicina (FM-USP)– superó todas las expectativas de los organizadores, con más de 7.500 inscritos. “Esto configuró un gran reto, porque además de no tener experiencia previa en eventos de este tipo, el inmenso número de interesados implicó una gran responsabilidad para el equipo técnico”, explica una de las organizadoras del congreso, Claudia Márquez Simões, docente de la FM-USP.
Para hacer factible un evento de este tamaño, la solución consistió en contratar a una empresa especializada. “No podíamos correr el riesgo de utilizar plataformas genéricas que no ofrecen un servicio rápido, como así tampoco permanente en caso de que se produzcan problemas técnicos”, dice Márquez Simões. Más allá de encargarse de la cuestión técnica de la transmisión, la empresa también se hizo cargo del proceso de registro y ofreció otros recursos importantes, como la traducción simultánea especializada en esta área del conocimiento. “En el área médica hay términos muy específicos que no pueden malinterpretarse, lo que hace imposible el uso de la traducción automática que ofrecen algunas plataformas”, explica Daniel Bruno Merello, propietario de la firma Medicine Cursos, que se dedica a la producción de eventos y a la educación a distancia en el área de la salud. Desde el principio de la pandemia, la empresa ha organizado aproximadamente cien eventos online, entre reuniones, conferencias y congresos científicos.
También dirigida a la comunidad médica, la V Jornada de Inmunología Clínica y Alergia de la FM-USP cambió sus fechas dos veces a causa de la pandemia, antes de que sus organizadores optaran por realizarla en forma virtual. Una vez reformulada en la modalidad online, el evento reservó especialmente un espacio físico con púlpito y pantalla para la transmisión. Desde ese espacio algunos oradores pudieron presentar sus discursos y proyectar imágenes, diapositivas o presentaciones en Power Point. “Además, creamos un entorno 3D que simulaba la presencia de estands, permitiendo a los participantes circular por los diversos espacios del evento”, explica Fábio Fernandes Morato de Castro, miembro de la comisión científica y uno de los responsables a cargo de la organización de la jornada, que se celebró en el mes de septiembre. A pesar de las innovaciones, Morato de Castro dice que el evento, con unos 800 participantes, optó por la simplicidad. “He participado en muchas reuniones virtuales debido a la pandemia y puedo asegurar que cuanto más elaborado es el proceso, mayor es el riesgo de equivocarse”, dice. Además de la simplicidad, la organización también es fundamental. “Cada actividad debe planificarse minuciosamente. La falta de contenido o los fallos de transmisión se consideran cada vez menos como imprevistos y pueden comprometer la credibilidad del evento”.
Con el aprendizaje adquirido a partir de la realización de conferencias online, se comienza a establecer un proceso de profesionalización de esta modalidad de encuentros, algo que puede servir como referencia para futuros eventos, incluso después que finalice el período de aislamiento social. “Probablemente tendremos un escenario en el que los eventos ya no serán meramente presenciales sino que se tornarán híbridos, combinando interacciones físicas y virtuales. Podemos afirmar que este es un proceso que ya no tiene retorno”, añade Morato de Castro.
La creciente cantidad de reuniones virtuales que se han venido realizando desde el comienzo de la pandemia ha generado una demanda de servicios específicos que van más allá de la simple transmisión de conversaciones por video. “Con más de 2.300 congresos académicos celebrados desde marzo, ahora sabemos que es necesario construir entornos virtuales que hagan más atractivos a los eventos”, explica Geraldo de Oliveira Santos Neves Neto, uno de los fundadores de Doity, una empresa ubicada en Maceió, estado de Alagoas, que se especializa en la organización de congresos y seminarios en un formato no presencial. La compañía, concebida inicialmente para gestionar el proceso de inscripciones de los encuentros tradicionales, en la actualidad también desarrolla sitios web y aplicaciones para eventos, plataformas para la presentación de documentos científicos y emisión de certificados y herramientas de monitoreo y difusión. Además de la construcción de estas interfaces, comienzan a aparecer estudios especializados en la transmisión de conferencias, lo que sugiere el carácter híbrido que los congresos pueden asumir en los próximos años.
Sin embargo, los congresos virtuales no permiten una interacción no programada, aquella que suele producirse en forma espontánea durante los intervalos de las presentaciones, siendo este uno de los principales puntos negativos del nuevo formato. “Muchos proyectos de asociación y colaboración surgen en esos momentos informales que caracterizan al encuentro físico”, reconoce Amaro, del Ibict.
La etiqueta online
Si al principio de la pandemia era común que una reunión fuera “invadida” por niños o mascotas, provocando risas entre los participantes, seis meses después de la adopción de las conferencias virtuales, estas situaciones ya no parecen ser tan divertidas, y a menudo les generan molestias a los participantes. “También hemos notado que los eventos en línea pueden ser agotadores, más aún cuando transmiten la sensación de ser interminables”, dice Marcelo Gameiro Munhoz, del Instituto de Física de la USP (IF-USP). Miembro del comité organizador de la 43ª Reunión de Trabajo sobre Física Nuclear en Brasil, prevista para el mes de diciembre, el investigador hace hincapié en la necesidad, no solo de establecer, sino también de cumplir con los tiempos máximos asignados a cada una de las presentaciones, además de definir los momentos más propicios para la interacción con el público. “Si los discursos no están bien estructurados y el programa no está organizado correctamente, los participantes pueden perder el interés en lo que se presenta incluso más rápido que en un evento presencial”, considera. La presentación del contenido es otro aspecto que demanda atención adicional. “Muchos oradores optan por leer presentaciones previamente escritas, algo que puede llegar a ser bastante tedioso en un encuentro virtual”.
Con el propósito de evitar interrupciones innecesarias, que pueden exceder el tiempo estipulado para las presentaciones, muchas de las reuniones han establecido como norma la divulgación de la dirección de correo electrónico de los disertantes, para despejar eventuales dudas o realizar comentarios. Las aclaraciones se dejan para después del evento. Para las interacciones entre la audiencia, se sugiere dejar abierto el chat durante las disertaciones.
El ambiente ideal
La organización del espacio desde el cual se pretende transmitir un evento virtual suele mejorar la experiencia de quienes participan. Un error recurrente es la iluminación inadecuada del ambiente, que puede dar lugar a una mala imagen para los asistentes. “La luz natural es uno de los mejores recursos para las reuniones que se realizan durante el día”, dice el fotógrafo y director de arte Paulo Pepe. Cuando no se puede contar con ella, se puede recurrir a los ring lights, lámparas circulares de diversos tamaños que evitan la formación de sombras no deseadas y que pueden adquirirse fácilmente en sitios web y en tiendas físicas.
Para aprovechar mejor la luz natural procedente de una ventana, por ejemplo, lo ideal es posicionarse a 45 grados, al menos a 1 metro de distancia de la pared, de ser posible. “Dar la espalda a la ventana es uno de los errores más comunes porque la sombra producida hace imposible identificar quién aparece en el monitor”, advierte. El uso de una cortina que filtre el exceso de luz también puede constituir un buen recurso, al igual que es posible recurrir a una pantalla de lámpara cuando se busca un efecto más natural. Otra recomendación consiste en colocar la cámara y la pantalla de la computadora a la altura de los ojos, lo que evita la sensación de estar mirando hacia abajo.
Cuando uno se ubica muy cerca de la cámara, las bibliotecas en el fondo pueden erigirse en un factor de distracción. “Siempre habrá quienes prestarán más atención a los títulos que están en la estantería que a lo que se está diciendo”, dice Pepe. Y recomienda este tipo de entorno solamente cuando los libros están ubicados por lo menos a 2 metros de la mesa. “Una buena solución consiste en utilizar paredes con fondo neutro, que además de ser discretas, no generan tanto ruido en la imagen que se transmite”, concluye.
• Vístase con ropas de colores lisos y sin detalles gráficos
• Cuando hable, trate de mirar hacia la cámara en lugar de la pantalla de la computadora
• Para obtener una mejor experiencia participativa, use auriculares con micrófono
• Evite interrumpir al orador. Opte por interactuar vía chat u otros canales de comunicación
• No salga de su puesto frente a la computadora sin avisar, especialmente en los eventos menores
• Compruebe previamente la calidad de su conexión a internet
• Apague la radio y el televisor y silencie el celular, para que el sonido ambiente no provoque interferencias
